Написання внутрішнього ділового листа передбачає розуміння аудиторії та фокусування на конкретній меті. Незалежно від теми, міркування аудиторії та тону є вирішальними для уникнення конфліктів, плутанини та дезінформації. Щоб забезпечити успіх, дотримуйтесь структури, включіть всі необхідні деталі та вичитайте ретельно. Часто це допомагає дати собі час між складанням листа і остаточним оглядом, щоб зберегти об'єктивність і створити найбільш ефективну частину листа. Тому ретельне планування та управління часом є важливими аспектами процесу написання.
Створіть правильне привітання
Створіть належне вітання, щоб відкрити лист з відповідним тоном. Використовуйте "Шановні", "Привітання" або "Добрий ранок / день", щоб відкрити лист і проявити повагу і співчуття до читача. Наприклад: "Шановні колеги".
Створіть вступ. У вступі вкажіть інформацію про тему листа, щоб читач розумів, чого очікувати. Ваше введення може виглядати так:
Багато хто з вас цікавиться, коли будівництво буде завершено на нашому новому гаражі. Я радий повідомити Вам, що будівництво планується завершити до першого тижня квітня.
Напишіть ефективний абзац тіла і організуйте його візуально, щоб утримати читача.
Абзац тіла містить найбільшу кількість інформації, тому організація особливо важлива. Використовуйте пункти маркерів, жирний текст або інші методи, щоб виділити важливу інформацію.
Закрийте лист із закінченням гудвілу. Це передбачає створення правильного тону з читачем, дякуючи їм за їхній час. Вона також передбачає включення необхідної інформації у випадку, якщо читач має додаткові питання. Наприклад:
Дякуємо за ваш час і терпіння. Якщо у Вас виникли додаткові запитання, не соромтеся звертатися до керівництва за адресою електронної пошти, наведеною нижче.
Надрукуйте лист і перевірте його на наявність помилок. Знайдіть будь-які помилки, помилки пунктуації або граматичні помилки. Використовуйте словник і тезаурус для перегляду незручних слів або пасивного голосу та уникнення повторення.
Поради
-
Пам'ятаючи, що ваш документ може бути помічений і прочитаний будь-ким у компанії. Тому зберігайте інформацію врівноваженою, об'єктивною, доступною та ґендерно-нейтральною.
Увага
Навіть якщо ви добре знаєте своїх ділових партнерів або колег, уникайте неформального чи розмовного тону в письмовій формі. Створення документа з довголіттям є важливим у письмовій комунікації, і випадкові слова та фрази легко помилково інтерпретуються.
