У найпростішій формі, внутрішній контроль - це сума всього вашого бізнесу, щоб визначити та зменшити ризики, які, на думку СШААдміністрація малого бізнесу часто споживає близько 5% річного доходу бізнесу. Хоча підприємства будь-якого розміру стикаються з ризиками шахрайства, крадіжки та зловживання активами бізнесу, малі підприємства з неадекватними процедурами документації часто є більш уразливими. Процедури документації сприяють і є частиною сильного внутрішнього контролю.
Збільшення підзвітності
Хоча добре розроблені процедури документації посилюють як профілактичний, так і детективний внутрішній контроль, неадекватні процедури документування є основною причиною того, що деякі підприємства не виявляють, що крадіжка або шахрайство відбуваються до запізнення, повідомляє "Журнал бухгалтерського обліку". Формальні процедури документації надають керівництво для впровадження контролю, і вони підвищують відповідальність, оскільки ваші співробітники повинні доводити та перевіряти, а не просто заявляти, що вони виконували або виконували внутрішній контроль.
Доказова вартість
Процедури документації створюють простежувані докази, включаючи тих, хто брав участь у виконанні завдання або фінансової операції, а також коли і як вона була залучена. Ви можете створювати такі процедури, як штампування часу та дати, які працюють за лаштунками, а також встановлювати правила документації для співробітників, яких слід слідувати. Обидва вони однаково важливі для відновлення дій при відстеженні транзакцій і створення аудиторських стежок. Наприклад, підписані квитанції на ваучери, копії перевірок дрібного поповнення грошових коштів, ідентифікатор входу в службову особу та штампи часу й дати комп'ютера надають докази аудиту.
Більш безпечне управління інформацією
Фактичні або скановані додатки, виноски у фінансовому звіті та журнал змін у комп'ютерних операціях є прикладами процедур документації, які сприяють зміцненню управління інформацією та посилюють його. Всі вони корисні для документування причин виправлення або коригування паперових або електронних ділових записів, що в кінцевому підсумку допомагає запобігти та виявити шахрайство та крадіжку працівників. Відповідна відмітка дати та часу та докази попереднього схвалення, такі як ініціали керівника відділу, ще більше підсилюють управління інформацією.
Кращий контроль якості
На додаток до запобігання як внутрішнього, так і зовнішнього шахрайства, процедури складання документів зі складання та управління запасами можуть підтримувати контроль якості. До них відносяться вимоги до складських працівників для підрахунку, перевірки та документування пошкоджених товарів. Процедури запобігання шахрайству та крадіжкам, які сприяють гарному внутрішньому контролю, включають правило документації, яке вимагає від працівників заповнювати, підписувати та подавати аркуш вибору для кожного вихідного замовлення клієнта та процедур позначення, які фіксують та ідентифікують запасні частини, включаючи описи, номери деталей, одиниці міра і величини.
