Зустрічі можуть вестися без належного планування, навіть з чіткою метою та відповідними учасниками. Використання порядку денного для планування зустрічі може допомогти збору пройти безперебійно та ефективно вирішувати ключові питання або теми. Планування вперед дає можливість тим, хто відвідує зустріч, знати, чого очікувати, час для підготовки, і дає порядок, в якому речі будуть обговорюватися. Іншою причиною популярності порядку денного є те, що вони рятують кожен час.
Що таке порядок денний?
Простіше кажучи, порядок денний - це список або план. Цей список включає теми та проблеми, або питання, які будуть обговорюватися під час зустрічі. Існують різні формати порядку денного; мета і тип зустрічі визначатимуть, який формат порядку денного використовувати. Типи програм, які зазвичай використовуються, включають неформальний, формальний, пріоритетний і тимчасовий. Ознайомлення з кожним форматом порядку денного дозволить вам ефективно вибрати правильний тип для ваших потреб.
Неформальна та формальна
Неформальний порядок денний в основному стосується неформального переліку питань, які будуть обговорюватися під час зустрічі, і часто викидаються разом в останню хвилину. Формальний порядок денний більше за форматом. Цей формат включає тип зустрічі, перераховує посередника зустрічей і перераховує всіх учасників. Порядок денний повинен відповідати окремому порядку: дзвінок на замовлення, дзвінок, протокол останнього засідання, відкриті питання, нові справи та відстрочки.
Визначено пріоритет і тимчасова
Пріоритетні програми йдуть за пріоритетною системою. Елементам надається порядок відповідно до сприйнятої важливості для групи. Теми обговорюються в цьому порядку. Тимчасові програми стосуються використання встановленої часової лінії для засідання - як правило, тимчасовий зберігач призначається для того, щоб допомогти утримати завдання. У цьому форматі порядок денний буде встановлено у часових інтервалах. Наприклад, 9: 30-9: 35: спілкування / розминка, 9: 35-9: 40: мета рецензування і бажаний результат, 9: 40-9: 50: огляд протоколів від останньої зустрічі.
Нижня лінія
Не соромтеся звертатися за допомогою до інших учасників при формуванні порядку денного. Учасники можуть надати цінну інформацію про те, які теми або питання необхідно обговорювати. Наявність відповідних учасників є ключем до добре спланованої та успішної зустрічі. Усі порядок денний повинен містити мету сесії; мати чіткі бажані результати; класифікувати теми порядку денного як обміну інформацією, так і обробкою інформації; і закінчується обговоренням теми та обговоренням наступних кроків.
