Майже в кожній області, від освіти до бізнесу, до некомерційного управління, письмові пропозиції часто є вимогою роботи. Незалежно від того, чи намагаєтеся ви отримати фінансування для нового проекту, залучити новий рахунок або змінити процес або процедуру, особи, які приймають рішення, потребують чіткого пояснення того, чому ваша ідея краща за інші. Написання ефективної пропозиції може допомогти вам отримати фінансування та підтримку, необхідну для завершення проекту; погано написана і представлена пропозиція може призвести до відмови від навіть найтвердішої ідеї.
Проведіть ретельне дослідження перед початком своєї пропозиції. Зрозумійте, хто ваша аудиторія та яку інформацію вони шукають. Якщо ви відповідаєте на запит щодо пропозиції, чітко визначте керівні положення щодо пропозиції та терміни, а також зібрати додаткові матеріали, які необхідно подати разом із пропозицією.
Проаналізуйте мову, якою користується аудиторія пропозиції, і шукайте ключові слова та поняття, які вони регулярно використовують у своєму спілкуванні. Вчіться розмовляти їхньою мовою та включіть це розуміння до своєї пропозиції.
Почніть з огляду вашої пропозиції. Узагальнюйте, чого ви просите і чому. Ознайомтесь з основними положеннями Вашої пропозиції, не вдаючись у деталі; резюме має складатися лише з кількох абзаців і не більше, ніж на сторінці.
Деталізуйте проблему, яку ви намагаєтеся вирішити за допомогою своєї пропозиції. Якщо ви просите кошти на придбання нових матеріалів або обладнання, або просите бути обраним для завершення роботи, ви повинні надати чіткі докази того, що ви розумієте проблему, яку ви маєте, і що потрібно зробити.
Поясніть, як ваше рішення ефективно вирішить проблему. Використовуйте ясну, лаконічну мову та підтримуйте свої претензії якомога більше доказів. Читачі вашої пропозиції можуть бути скептично ставляться до ваших ідей та рішень, тому будьте готові підкріпити свої твердження твердими фактами.
Дослідіть інші можливі альтернативи вашої пропозиції та будьте готові відповісти на заперечення. Хоча ви не повинні деталізувати інші рішення у вашій пропозиції, ретельно продумайте своє рішення, щоб зрозуміти, чому ваші ідеї кращі за інші.
Надайте конкретну інформацію щодо бюджету, термінів виконання та робочої групи щодо вашої пропозиції, якщо це можливо. Наприклад, якщо ви шукаєте кошти для проекту, ви повинні бути в змозі надати потенційним спонсорам розбивку того, як гроші будуть витрачені.
Представляйте найкращу роботу. Ретельно редагуйте та коректуйте свою пропозицію; краще мати декілька інших людей, щоб переконатися, що ви не пропустите жодних помилок. Форматуйте свою пропозицію, дотримуючись інструкцій організації, що шукає пропозицію, і зробіть її якомога привабливішою.
Увага
Якщо ви відповідаєте на запит на пропозицію, дотримуйтеся вказівок від органу, що видав, до листа. Невиконання інструкцій може бути підставою для негайної дискваліфікації.
