Коли проект будівництва виставляється для участі в торгах, його власник шукає відповідального, кваліфікованого підрядника для виконання робіт за розумною ціною. Процес подання пропозицій гарантує, що потенційні учасники торгів працюють з тією ж інформацією, що призводить до можливості порівняти не тільки ціни, але й ретельність пропозиції.
Шанси на успішний результат проекту значно збільшуються, коли власник готує повну, фактичну інформацію для учасників. Ця інформація називається пакетом ставок або документами заявок. Ці документи включають в себе плани проекту, специфікації, списки кількості, інформацію про графік і дані про будь-яке конкретне обладнання або продукти, які будуть використовуватися. Відповідна інформація про умови на місці також включена. Копія контракту, що підписується, часто є частиною пакету, щоб дозволити компаніям-учасникам тендеру також переглянути його. Документи заявок, взяті разом, зазвичай стають частиною контракту успішного учасника. Суми заявок і ціни за одиницю контролюють, скільки грошей необхідно сплатити за час виконання проекту.
Публічні ставки, або ті, що стосуються агентства або державного власника, дотримуються різних правил, ніж приватні пропозиції. Вони повинні бути оголошені заздалегідь, і вони дозволяють будь-яким кваліфікованим підрядникам робити ставки, якщо вони цього хочуть. Приватні власники можуть обмежити процес для підрядників, які вони обрали як учасників.
Коли учасники тендеру отримують пакети пропозицій, вони загострюють свої олівці або розпалюють програмне забезпечення для оцінки, а також визначають матеріальні витрати та доступність, робочу силу та необхідне обладнання, порядок роботи та вимоги щодо планування. Іноді виникають проблеми, коли вони розглядають проект. Прикладом може бути виявлення того, що важливий компонент має тривалий час для доставки, що суперечить бажаному графіку будівництва власника. Інша типова проблема виникає тоді, коли кількість, що постачається власником, не відповідає кількості, яку оцінив учасник торгів. Питання вирішуються шляхом запиту роз'яснень від власника. Відповідальний власник відповість на ці запитання та поширить нову або оновлену інформацію з усіма учасниками.
Відвідування сайту часто організовуються таким чином, щоб дозволити підрядникам визначити потенційні проблеми, які можуть бути дорогими, наприклад, питаннями доступу або конфліктами з існуючими структурами або вдосконаленнями.
Коли надходить дата ставки, урядові установи можуть відкривати або не відкривати ставки. Деякі установи зобов'язують тендер надати найнижчому відповідальному учаснику. Це іноді є проблематичним у тому, що покупець з низькою вартістю, можливо, зробив помилку або іншим чином прорахував справжню вартість проекту, що може призвести до кутів різання або нестабільної роботи під час будівництва. Приватні власники, як правило, не мають відкритих тендерних пропозицій. Вони мають велику свободу у виборі критеріїв, крім ціни, для вибору підрядника. Один підрядник може мати більш високу ціну, але, можливо, визначив ефективність планування для прискорення онлайн-проекту, наприклад.
Який би процес не відбувався, публічний чи приватний, пропозиції оцінюються на предмет повноти. Підрядник, який, наприклад, виключив деякі з робіт, може вважатися "невідповідним", і цю пропозицію можна відхилити. Інформація, яка була запитана, але не була надана, можливо, стосовно страхування або переліку попередніх проектів, також може бути підставою для відхилення пропозиції. Підрядники повинні докладати всіх зусиль, щоб включити всі необхідні документи.
Після закінчення процесу успішного подання заявок, заявки надають власникам проектів критерії оцінки яблук та яблук для вибору найкращого підрядника для роботи.
