Ефективно сформульовані бізнес-комунікації є цілеспрямованими, професійними і легко зрозумілими. Вони дозволяють одержувачу прийняти повідомлення, не здогадуючись про наміри письменника, перекладаючи недоречні слова або розшифровуючи погано побудовані речення. Повідомлення з помилками - це вимкнення як для внутрішніх, так і для зовнішніх читачів. Погана граматика часто пов'язана з незнанням або зневагою до встановлених правил, а також лінь або поспіхом. Підприємства повинні прагнути до створення продуманих, відполірованих повідомлень, які представляють їхню прихильність до точності та ретельності.
Надсилання правильних повідомлень
Ефективне вибір слова означає різницю між чітким розумінням повідомлень і плутаниною. Винесення рішень, які змушують читачів перечитувати для ясності, може означати кінець активного читання, що є контрпродуктивним для цілей ділового листа. Письмо про бізнес не в тому, щоб здивувати читача великими словами і складними конструкціями речень. Мова йде про отримання точки зору, використовуючи найбільш ефективні засоби. Забезпечення коротких, дієвих кроків при наданні інструкцій полегшує розчарування і підвищує дотримання читача. Залишення повідомлень відкритими для інтерпретації часто означає, що читачі можуть створювати свої власні правила або взагалі ігнорувати заплутані директиви.
Встановлення достовірності
Перші враження багато значать. Уявіть собі, що ви отримаєте рекламу для служби «Мир розуму», в якій написано «Служба навчання розуму». Дозвіл на неадекватне виправлення документів, щоб уникнути остаточних перевірок, справляє негативне враження. У той час як помилки використання, такі як введення "пустельного шведського столу" замість "десертного шведського столу", можуть уникнути перевірки орфографії, навчені людські очі повинні вловлювати ці граматичні злочини.
Внутрішня комунікація
Працівники бажають прозорості та відкритості від своїх роботодавців. Вони хочуть правильної інформації в перший раз. Відправка масових повідомлень електронної пошти, що містять помилки транспозиції в терміни навчання або розповсюдження довідників, що містять жаргон, створює хаос. Вона також витрачає час, оскільки виправлення помилок позбавляє інших бізнес-функцій. Навіть коли помилки легко виправляються, їхній вплив все ще реальний. Погана граматика в рамках внутрішніх ділових комунікацій може знизити моральний дух і мотивацію співробітників, щоб залишатися орієнтованими на деталі під час виконання службових обов'язків.
Зовнішня комунікація
Якість зовнішніх ділових комунікацій допомагає клієнтам формувати враження про бізнес. Клієнти воліють вести справи з добре керованими професійними організаціями. Візуально привабливі реклами або правильно відформатовані листи втрачають іскру, коли клієнти виявляють граматичні помилки. Незважаючи на те, що більшість замовників не займуть справи телефонними дзвінками з приводу недостатньої граматики, вони будуть пам'ятати про злочини. Деякі можуть навіть зробити свою місію, щоб попереджати інших клієнтів, щоб уникнути порушників.
