Якщо ви хочете щось зробити правильно, напишіть хорошу стандартну операційну процедуру або SOP. Добре написаний стандартний посібник з експлуатації допомагає компаніям працювати ефективно та послідовно, повідомляючи працівникам, як важливі процедури виконуються правильно. Підтримання якості та послідовності завдяки легким для розуміння, покроковим інструкціям також може забезпечити переваги, такі як підвищення продуктивності, усунення відходів та зменшення травм на робочому місці. Посібник SOP може допомогти підприємствам дотримуватися правил і поліпшити підготовку співробітників, а також.
Крок 1. Виберіть SOP
Визначити процедури, які повинні бути стандартизовані, наприклад, складання деталей для продукту або обробка скарги клієнта. Зосереджуйте кожну СОП на одній діяльності. Писати тільки про процедури, які ви знаєте, як правильно робити. Або знайдіть кваліфікованого користувача, щоб вони могли показати вам, як виконувати процедури. Складіть всю необхідну інформацію.
Крок 2: Підготовка до запису
Дайте кожному СОП змістовну назву, наприклад "Як зібрати свій продукт" або "Як обробити скаргу клієнта". У разі необхідності включіть номери або категорії SOP, наприклад, "SOP - Виробництво - Асамблея" або "SOP - Обслуговування клієнтів - скарги Це дозволить вам групувати пов'язані процедури для співробітників. Складіть приблизні блок-схеми для процесів, щоб підтвердити, що у вас є вся інформація, і що вона знаходиться в правильному порядку. Зосередьтеся на працівнику, який буде проводити процедуру під час підготовки вашого підходу.
Крок 3: Стандартизуйте розділи
Опишіть свої СОП. Кожна СОП повинна мати такі розділи:
- Заголовок
- Призначення
- Область застосування
- Список літератури
- Визначення
- Обов'язки
- Процедура
- Додатки
- Історія перегляду
- Підписи схвалення
Крок 4: Детальні процедури крок за кроком
Розбийте кожну процедуру покроково в порядку, в якому вони повинні бути виконані. Почніть з основних кроків, наприклад, «Отримати деталі для виробу» або «Відповісти на телефон». Потім розірвіть їх на більш дрібні кроки, наприклад «Підтвердьте, що кожна частина є правильною», або «Представіть себе і подякуйте клієнту за виклик."
Крок 5: Напишіть кожну СОП
Пишіть просто. Використовуйте дрібні слова та короткі речення. По-перше, покладіть основну ідею. Слідкуйте за деталями. Використовуйте дієслова дії і активний голос. Уникайте неоднозначності та плутанини. Не використовуйте скорочення, абревіатури або жаргон.
Крок 6: Формат SOP послідовно
Кожна SOP повинна бути написана однаковим шрифтом і розміром шрифту. Розбийте довгі абзаци на короткі. Використовуйте маркери замість довгих речень. Додайте візуальні засоби, такі як блок-схеми. Виділіть важливу інформацію, наприклад, використовуючи жирний шрифт або курсив.
Крок 7: Оцініть ефективність кожної СОП
Перевірити СОП на розбірливість, читаність і зрозумілість.
- Чіткість: Чи достатньо великий тип і легко читається?
- Чистота: Чи є інструкції простими? Або ж протоколи мають перевагу складних понять і тупих слів?
- Зрозумілість: Чи читач дізнається, що їм потрібно знати, щоб правильно виконати процедуру?
Крок 8: Перегляньте, перегляньте та затвердьте
Попросіть працівників, які виконують процедури, переглянути СОП, щоб підтвердити, що вони все розуміють. Попросіть працівників, які не знайомі з процедурами, прочитати СОП. Читачеві не потрібно робити процедуру, щоб дізнатися, як це зроблено. Кожен набір змін переглядає один і той же читач, доки вони не будуть прийнятними. Менеджери, які будуть відповідати за дотримання СОП, повинні підписати їх до того, як вони будуть випущені.
У бізнесі працюють єдині системи. Створення стандартного посібника з експлуатаційних процедур гарантує, що кожен співробітник виконує кожний крок у системі так само, кожен раз.
