Практично кожен в той чи інший час буде предметом письмового запису, який ставить їх у поганий світло. Це може бути простим, як запис неформального обговорення вашого запізнення. Це може бути офіційне консультування в дисциплінарній процедурі, що може коштувати вам підвищення зарплати або навіть роботу. У гіршому випадку це може бути лист, який припиняє роботу. У кожному випадку ви повинні написати і подати лист з спростуванням. Цей лист призначений для того, щоб допомогти вам вирішити суперечку, надавши свою сторону історії.
Елементи, які вам потрібні
-
Довідковий матеріал, який стосується конкретно вашого випадку
-
Оригінальний лист проти вас
Деконструюйте лист проти вас, розбивши його окремо за абзацом. Якщо абзаци довгі або містять багато деталей, то розбийте їх на рівень речення. Ця деконструкція дозволяє переглядати листи раціонально.
Для кожного елемента негативної інформації, побудуйте спростування, яке пояснює це. Пояснюючи ці речі, дбайте про те, щоб сказати про спростування, щоб ви кинулися в позитивному світлі. Наприклад: "Містер Сміт запізнився чотири рази протягом циклу звітності" може бути спростовано абзацом, який пояснює кожну подію. Можна сказати: "Протягом 100 робочих днів звітного періоду я перебував у 96% випадків. Кожен інцидент був обумовлений обставинами, якими я не контролював. Кожен інцидент був повідомлений моєму керівнику якомога швидше". Ваші спростування пояснює дефіцит і, відзначаючи надзвичайно високий рівень відвідуваності, спростовує скаргу. Звичайно, якби лист був написаний більш докладно, ваше спростування також було б більш детальним.
Після того, як усі факти, посилання та початковий проект будуть написані, ви будете збирати свій лист. Відкриття полягає в тому, щоб поважати авторитетну особу, яка її побачить. Вона надасть короткий огляд того, чому написано лист. Потім ви додасте в свою інформацію, що спростовує оригінальний лист. Нарешті, ви будете закривати з повагою.
Приклад може бути таким: "Пане, я пишу, щоб надати додаткову інформацію щодо листа, який я надіслав у моєму файлі 1 січня 2011 року г-ном керівником щодо мого запізнення. Але його лист ніколи не згадував, що кожен раз мені пояснював його в той час, і він приймав кожне пояснення як поважну причину, оскільки звітний період становить 100 робочих днів. З повагою, пан Співробітник.
Як видно з прикладу, немає необхідності бути занадто довгим, грубим або навіть покірливим. Замість цього, ви тримаєте його коротким, зосередженим виключно на несприятливій інформації в оригінальному листі і особистості безкоштовно. Тепер неупереджена третя сторона може прочитати обидва листи і зробити власні висновки.
Поради
-
Надішліть ваше спростування протягом 24 годин після того, як вам буде доставлено оригінальний лист. При складанні листа наводьте відповідні положення, які підтримують вашу позицію.
Увага
Не станьте особистим. Якщо ви атакуєте персонажа - ім'я, що викликає, наприклад - оригінального письменника, ви будете виглядати непрофесійно, одночасно підвищуючи оригінального письменника в очах читачів. Не роздувайте факти; їх дуже легко перевірити. Не робіть спростування у вашій особистої мильніці, дотримуйтеся виключно фактів. Ніколи не пишіть щось, чого неможливо довести, якщо його попросять.
