Бухгалтерський облік буде простим, якщо ви просто зменшите фінансові звіти на кілька рядків: гроші, зроблені в цьому місяці, витрачені гроші, ось що залишилося, і це вартість наших активів. Простий, але не дуже інформативний. Хоча деякі з принципів бухгалтерського обліку є складними, класифікація рахунків є основною: створення різних рахунків для різних видів боргів, доходів і активів, облік дає більше інформації про компанію. Це робить книги та фінансові звіти більш корисними для керівників, інвесторів та кредиторів.
Запис в обліку
У бухгалтерському обліку кожна операція, починаючи з купівлі копіювального паперу до продажу запасів на суму 1 мільйон доларів, переходить у головну книгу компанії. Значення запису в бухгалтерському обліку полягає в тому, що записування операцій зберігає речі в точності. Керівництво корпорації може побачити, як компанія працює і чи вона заробляє більше, ніж витрачає. Інвестори та кредитори можуть переглядати книги та фінансову звітність і вирішувати, чи можна довіряти компанії своїми грошима.
Найпростішим способом запису транзакцій є запис їх у журнал обліку, відповідним чином регулюючи різні класифікації рахунків. Якщо, скажімо, клієнт, який винен вам 500 доларів, сплачує рахунок, це впливає на два класи, дебіторську заборгованість (зараз $ 500 менше) і готівку (500 доларів більше). Введення кожної транзакції, як це відбувається, потребує часу і збільшує можливість помилок. З бухгалтерським програмним забезпеченням, бухгалтери можуть просто записувати в програмне забезпечення, коли компанія отримує рахунок-фактуру постачальника або зарплати виходять. Програмне забезпечення автоматично дебетує або кредитує відповідні класифікації рахунків.
Класифікація рахунків робить облік більш складним, але й більш інформативним і деталізованим. У певному сенсі це робить облік більш простим у дорозі. Припустимо, ви купили велику бібліотеку комп'ютерних програм для комп'ютерів компанії. Все програмне забезпечення є фіксованим, нематеріальним активом. Коли ви стверджуєте, що амортизація втрачає вартість програмного забезпечення через вік, все програмне забезпечення повинно знецінюватися приблизно однаковою швидкістю. Запис всіх програм в одній класифікації активів спрощує застосування амортизації до всього класу.
Класифікація рахунків
Класифікація ваших рахунків агрегує ваші фінанси в різні категорії у ваших бухгалтерських книгах і фінансових звітах. Він розбиває ваші записи на кілька широких класифікацій.
- Облікові записи активів: Цей перелік включає в себе майно та обладнання підприємства, від землі до готівки, патентів та інше.
- Відповідальність рахунківВони включають гроші, які ваша компанія зобов'язана, але ще не заплатила, такі як кредиторська заборгованість, іпотека, кредити та інші неоплачені рахунки.
- Облікові записи капіталу або власника: Це частка власності, яку власник, власник або акціонери мають у бізнесі. Ставка зростає і падає з вартістю активів і суми боргу.
- Рахунки зняття коштів: Це покриває гроші, вивезені власниками бізнесу для особистого користування. Вона включає рахунок рахунків у партнерствах та рахунок дивідендів у корпораціях.
- Рахунки доходів: Вони звітують і відстежують доходи від реалізації товарів або послуг. Вони також включають неоперативні доходи, такі як доходи від кредитів або інвестицій.
- Рахунок витрат: Це включає зарплату, орендну плату, заробітну плату, постачання та інші витрати.
Класифікація рахунків може бути більш деталізованою. Класифікація активів, наприклад, розбиває рахунки активів на декілька підкатегорій:
- Готівка: Це включає в себе гроші під час перевірки рахунків, депозитні рахунки та дрібні грошові кошти компанії.
- Дебіторська заборгованість: Якщо ви не ведете свій бухгалтерський облік строго на касовій основі, ви повідомляєте гроші, коли ви їх заробляєте, а не тоді, коли ви його отримуєте. Скажімо, ви продаєте запас вартістю 1500 доларів для клієнта, але ви даєте їм 30 днів на оплату. Ви повідомляєте про $ 1500, як тільки ви заробите його. Він класифікується як дохід на рахунку доходів та дебіторській заборгованості (активі) на балансі.
- Інвентар: До цієї категорії відносяться товари для продажу, частково завершені товари і сировина.
- Основні засоби: Ця класифікація активів охоплює придбані вами речі, які неможливо легко перетворити на готівку так, як це може зробити інвентар. Активи утримуються на довгострокову, на відміну від, наприклад, канцелярських товарів. Приклади основних засобів включають комп'ютери, автомобілі, меблі, будівлі та землю.
Класифікація також розділяє активи на поточні та довгострокові категорії. Поточні активи - ті, які будуть використані в наступному році. Довгострокові активи продовжуються за наступні 12 місяців. Бухгалтери також класифікують матеріальні та нематеріальні активи окремо. Матеріальні активи включають фізичні елементи, такі як вантажівки, 3D принтери та інвентар. Нематеріальні активи - це нефізичне майно, таке як патенти, авторські права та доброзичливість клієнтів.
Класифікація та фінансова звітність
Інший сенс запису в бухгалтерському обліку полягає в тому, що дані, записані в бухгалтерських книгах, з часом стають основою фінансової звітності. Три фінансові звіти консолідують фінансові звіти компанії різними способами та класифікують рахунки різними способами.
Баланс складається з трьох великих класів бухгалтерського обліку: активи, зобов'язання та власний капітал, що залишається після вирахування зобов'язань з активів. Класифікація рахунків зазвичай поділяє їх на такі елементи, як нерозподілений прибуток, дебіторська заборгованість, короткострокові зобов'язання та довгострокові зобов'язання. Ви не зобов'язані використовувати на балансі всі можливі класифікації активів або класифікацію зобов'язань. Якщо, скажімо, ваша компанія ніколи не мала нематеріальних активів, вам не потрібно писати "Нематеріальні активи: $ 0", щоб вказати на це. Порівнюючи активи та зобов'язання компанії, баланс дає огляд фінансового стану бізнесу.
Звіт про прибутки та збитки демонструє прибутковість: скільки прибутку компанія приносить щомісяця? Класифікації у звіті про прибутки та збитки включають дохід від реалізації, вартість реалізованої продукції та невикористовуваний дохід. Неопераційний дохід можна розділити на такі класи, як відсотки, орендна плата та дивідендні доходи. Розбиваючи класифікацію доходів, таким чином розрізняють дохід, отриманий від вашого бізнесу, і дохід, отриманий від хороших інвестицій. Кожен, хто думає вкладати гроші у вашу компанію, хоче знати, чи ваші продукти чи послуги заробляють гроші, тому це допомагає відрізнити цей дохід від інших джерел.
Підприємства, які фіксують лише готівкові операції, не потребують звіту про рух грошових коштів. Підприємства, що використовують бухгалтерський облік на основі нарахувань, потребують, оскільки у звіті про прибутки та збитки відображаються продажі та покупки, а не грошові виплати. Відстеження того, скільки грошей рухається в і з компанії, показує, чи є у компанії достатньо грошей для здійснення платежів за кредитами або покриття заробітної плати. Якщо грошові кошти, що надходять, є значно меншими, ніж доходи, то, можливо, компанія не зробить хорошу роботу зі збору коштів на дебіторську заборгованість. Класифікація грошових потоків включає грошові кошти від інвестицій, грошові кошти від операцій та готівку від фінансування.
Класифікація рахунків у бухгалтерських книгах допомагає відділу бухгалтерського обліку створювати фінансові звіти. Якщо продаж та придбання активів були належним чином зареєстровані, це полегшує перегляд класифікацій активів, які необхідно подати на баланс.
План рахунків є ключовою частиною перетворення фінансових звітів у фінансові звіти. Графік являє собою список всіх облікових записів, що використовуються в головній книзі, що визначає кожний рахунок за номером. Ваше бухгалтерське програмне забезпечення використовує діаграму для виявлення таких рахунків, як дохід, звичайні акції, грошові кошти та амортизація, які повинні бути включені у формування балансу.
Під час складання діаграми для своїх облікових записів налаштуйте її так, щоб вам не довелося змінювати її протягом кількох років. Якщо, скажімо, ви не володієте будь-якими будівлями, але плануєте купити один в наступному році, варто включити цей клас активів у графік. Не включайте класи, які ви не плануєте використовувати. Якщо ваш бізнес надає послуги та не має інвентаризації, немає сенсу, наприклад, включати класифікацію запасів у діаграму. Якщо у вас є облікові записи, які містять лише невеликі суми, перегляньте, чи можна їх перенести на інші класи облікових записів. Це буде тримати графік занадто складним.
