Структура організації закупівель варіюється від однієї особи, відповідальної за закупівлю, до великого централізованого відділу або децентралізованої організації з фахівцями з закупівель, які працюють в окремих місцях або підрозділах. Необхідно отримати правильну структуру, оскільки закупівля зазвичай становить половину витрат організації, згідно з посиланням на бізнес. Він також відіграє важливу роль у конкурентній стратегії компанії.
Індивідуальна відповідальність за закупівлю
Під час запуску або малого бізнесу одна особа, наприклад, фінансовий директор, може взяти на себе відповідальність за закупівлю. Альтернативно, окремі члени управлінської команди, такі як керівник виробництва, офісний менеджер або менеджер з маркетингу, можуть купувати товари або послуги для задоволення своїх власних відомчих вимог. У цьому сценарії компанія не мала б послідовної процедури закупівлі і не мала б будь-якої купівельної спроможності для переговорів про кращі угоди з фрагментованою групою постачальників.
Відділ закупівель
У міру зростання компанія може призначити менеджера з закупівель з професійною кваліфікацією. Компанія може також набирати одного або декількох помічників по закупівлі, якщо масштаб закупівель зростає. Менеджер або команда бере на себе відповідальність за придбання товарів для всіх відділів, обговорення їх вимог, визначення постачальників та обробка замовлень. Координуючи закупівлі, компанія може розміщувати великі замовлення з бажаними постачальниками. Вона може вести переговори щодо нижчих ставок і нав'язувати постачальникам стабільні стандарти якості.
Централізована структура закупівель
Компанії з декількома місцями, діючими підрозділами або бізнес-підрозділами мають можливість вибору діючих централізованих або децентралізованих структур. В централізованій моделі, окремий відділ закупівель бере на себе відповідальність за купівлю від імені компанії. Департамент, який може складатися з директора закупівель, менеджерів і помічників, накладає стандартні правила та процедури в організації з метою зниження витрат, підвищення ефективності покупки та досягнення постійної якості. Щоб покращити обслуговування в різних місцях, відділ може призначити спеціалістів, відповідальних за придбання певних категорій постачання.
Децентралізована структура закупівель
У децентралізованій моделі компанія делегує закупівельні повноваження на місця та відділення. Керівники та помічники з закупівель закуповують товари для місцевих потреб, хоча вони можуть отримувати підтримку від невеликого центрального підрозділу. Незважаючи на те, що децентралізована структура надає автономію та зменшує вузькі місця, це може призвести до неефективності закупівель, непослідовних стандартів та збільшення загальних витрат на закупівлю.
Модель стратегічного пошуку
Компанії, які потребують необхідних запасів, таких як важливі компоненти техніки або хочуть гармонізувати якість у різних постачальників, перейшли від традиційних методів закупівель до довгострокових відносин зі стратегічними партнерами з постачання. Члени групи закупівель, відповідальні за стратегічний пошук, зосереджуються на критичних постачаннях, залишаючи при цьому покупку товарних поставок іншим членам команди. Команда стратегічних постачальників розміщує довгострокові контракти на постачання і співпрацює з партнерами з постачання, щоб знизити витрати, гармонізувати якість і рівень виробництва, а також здійснити спільні проекти розвитку продукту.