Персональна інформація, зазначена на заповненій формі W-9, необхідна для обробки заробітної плати та звітності про платежі до Служби внутрішніх доходів. Як найкращий досвід, просимо заповнену W-9 на перший день роботи співробітника і надішлемо запит W-9 будь-яким новим контрагентам. Якщо підрядник не виконає, відправте офіційний лист з приємним, але твердим запитом на заповнену форму.
Форма W-9 Основи
Форма W-9 - це документ IRS, який містить відомості про ім'я платника податку, адресу, федеральну податкову класифікацію та номер соціального страхування або ідентифікаційний номер роботодавця. IRS не зобов'язує підприємства зберігати W-9 у файлі. Однак підприємства зобов'язані збирати та повідомляти особисту інформацію, зазначену на бланку для всіх працівників, а для підрядників - $ 600 щорічно. Збір W-9 - це зручний спосіб зробити це. Через це компанія повинна мати файл W-9 для кожного співробітника та підрядника.
Запит на W-9
Щоб забезпечити, щоб Ви зібрали W-9 від усіх співробітників, включіть форму W-9 у обов'язковому документі першого дня для нових співробітників. Вимагати від нових працівників заповнювати всі документи на місці та повертати їх представнику людських ресурсів до кінця першого дня.
Коли ви придбаєте нового контрагента або постачальника, додайте до першого контракту форму W-9. У листі-запиті W-9 попросіть свого постачальника заповнити та повернути форму якомога швидше. Розгляньте можливість реалізації політики лише для оплати постачальникам з дійсним W-9 у файлі та зверніть увагу на цю політику в листі-запиті.
Переслідувати
Якщо у вас виникли проблеми з отриманням завершеного W-9 з будь-яких працівників або підрядників, тактично, але твердо повідомте, що W-9 необхідний до здійснення платежу. Поясніть співробітникам, що інформація на бланку необхідна для обробки заробітної плати і видачі їм зарплати. Якщо постачальник не повертає W-9 протягом тижня або двох, надішліть другий лист-запит, щоб продовжити. Якщо у вас є документально оформлена політика, нагадайте постачальнику, що ви не можете оплатити їх без форми у файлі. IRS вимагає, щоб ви зробили офіційний запит на W-9, тому зберігайте копію цього листа у файлі.
Ні W-9
Якщо у вас немає W-9 для постачальника в кінці року, вам все одно доведеться повідомляти про платежі IRS. Заповніть та надішліть форму 1099-MISC для підрядника і залиште номер соціального страхування пустим. IRS відреагує з повідомленням, що номер відсутній, який необхідно надіслати підряднику разом з повідомленням про резервне утримання та іншу копію W-9. Ви зобов'язані утримувати податки від майбутніх платежів цьому підряднику - наразі ставка утримання становить 28 відсотків - і підрядник отримає 50 доларів з IRS.
