Незалежно від вашої галузі, розуміння того, як написати основний діловий лист, є обов'язковим для всіх бізнесменів. Хоча основне ділове листування є дуже поширеним, існує кілька типів ділових листів у технічному письмовому вигляді. Ділові листи відрізняються залежно від аудиторії, мети, автора та конкретного формату.
Відновити супровідний лист
Бізнесмени використовують супровідний лист із резюме у процесі подання заявки на роботу, щоб "продати" себе організації, до якої вони намагаються приєднатися. Супровідний лист - це перше враження, яке ви, як шукач роботи, зробите на потенційного роботодавця, і роботодавці часто використовують супровідний лист як лакмусовий папір, щоб визначити, чи варто читати резюме. Відповідно до Purdue Online Writing Lab, ви повинні написати свій резюме супровідний лист в оповідальний голос, підкреслюючи досвід і навички, які підготували вас до роботи, яку ви шукаєте. Центр письма в Університеті Північної Кароліни в Чапел-Хіл пропонує писати в тон, який лежить між надзвичайно розмовним і надзвичайно формальним. Використовуйте дієслова дії часто під час написання супровідного листа, а також використовуйте оголошення про допомогу або опис роботи, щоб знайти ключові слова, такі як "детально орієнтовані", які повинні бути включені до вашого листа.
Переконливим діловий лист
Якщо ви пишете переконливий діловий лист, ви намагаєтеся переконати одержувача вжити заходів, які ви рекомендуєте. Ви можете написати цей тип ділового листа працівнику, керівнику, клієнту або колезі, або іншим особам у межах або поза межами вашої організації. Переконливий діловий лист повинен вказувати мету (переконати) протягом перших кількох речень, повідомляє EnglishClub. Бізнес-письмо є стислою, тому що бізнесмени стереотипно зайняті. Дуже важливо, щоб ваш лист швидко дійшов до мети і не витрачав часу на непотрібні введення, спілкування або деталі. Вкажіть хід дій, які ви хотіли б, щоб ваш читач взяв протягом перших кількох рядків і витрачав тіло листа, в якому викладаються переваги дії, або пояснюючи, чому це слід робити. Переконайтеся, що чітко вказуєте всі необхідні деталі. EnglishClub також пропонує, щоб ви також чітко заявили, чи потрібна відповідь.
Коли ви пишете переконливий діловий лист, проаналізуйте свою аудиторію. До кого ви пишете, буде визначено, яку інформацію ви включите. Наприклад, ви могли б додати лише вступ, якщо людина, якій ви пишете, не знає вас. Крім того, менеджер знаходить різні переваги в ході дій, ніж клієнт.
Листи-вибачення
Незважаючи на те, що вони є одним з найпоширеніших видів ділових листів, листи з вибачення також є одним із найважчих для написання. Ви повинні написати, щоб "зберегти обличчя", дозволяючи вашому бізнесу зберегти цілісність, пропонуючи щире вибачення за нескромність. Як і інші бізнес-комунікації, потрапите прямо до справи. Напишіть намір листа - вибачитися - і за що ви прошу вибачення у першому абзаці. Згідно з ABusinessResource, ваш наступний пункт повинен попросити порушену сторону пробачити цю помилку і пояснити, як була зроблена помилка, а також все, що робиться, щоб переконатися, що це не повториться. Нарешті, ви повинні повторно заявити свої вибачення і запропонувати, щоб компенсувати цю помилку зі знижкою, безкоштовним товаром або іншим відповідним способом. У листі-вибаченні, ніколи не здаватися оборонним, і завжди надавати контактну інформацію того, хто може найкраще вирішити цю проблему.
