Хоча швидкі електронні листи та телефонні дзвінки є достатніми для багатьох бізнес-цілей, до цих пір є деякі речі, які необхідно обробляти з постійністю та професіоналізмом листа. Різні ситуації вимагають різних букв, і, хоча існує багато різних причин, які можуть стати причиною необхідності написати професійний лист, може бути корисно заздалегідь ознайомитися з деякими з найбільш поширених типів ділових листів.
1. Замовлення розміщення листів
Як випливає з назви, лист розміщення замовлення записується для розміщення замовлення товару. Ці листи дуже поширені, але вони також дуже формальні і повинні бути написані дуже точним і специфічним чином, тому може бути корисним шукати шаблон для цих листів, перш ніж писати один.
2. Вступні листи з продажу
Якщо ви хочете продати продукцію новому клієнту, вам потрібно представити себе. Це дуже схоже на те, як ви познайомитеся з кимось на вечірці, оскільки ви хочете зробити перше враження в обох ситуаціях. Ви хочете показати своєму цільовому клієнту які продукти або послуги ви пропонуєте, як вони можуть допомогти їм і що робить ваш бізнес відрізняється від інших.
3. Анонси циркулярних листів
Циркуляр називається так тому, що він поширюється серед великої аудиторії. Іншими словами, хоча більшість листів є приватною кореспонденцією між двома або кількома партіями, циркуляр розповсюджується одночасно величезним групам. Оскільки вони призначені для багатьох читачів, вони повинні бути написані для члена цільової аудиторії. Не забувайте також зберігати їх загальними, щоб звернутися до кожного, хто їх отримує.
4. Листи підтвердження
Ці листи надсилаються лише для того, щоб визнати, що ваша компанія отримала діловий документ або пакет. Вони, по суті, діють як квитанція і повинні надсилатися одразу після отримання.
5. Додаткові листи
Наступні листи можуть надсилатися після багатьох видів листування. Кандидат на роботу може відправити наступні дії після співбесіди. Продавець може відправити один тиждень або два після відправки вступного листа з продажу. Вони можуть бути надіслані після зустрічі, щоб повторити угоди, укладені обома сторонами. По суті, вони просто служать для нагадування одержувача про попередній зв'язок і закликають до прогресу на наступному етапі відносин або проекту.
6. Листи вибачення клієнтської служби
У світі бізнесу інколи справа йде неправильно. Незалежно від того, чи було це помилкою вашої компанії, і чи можна це було запобігти, лист вибачень може пройти довгий шлях у вдосконаленні відносин із зловживаним клієнтом. Ці листи часто проходять через юридичний відділ, щоб переконатися, що компанія не піддає себе юридичній відповідальності.
7. Листи інтересів
Хоча листи з інтересами найчастіше використовуються шукачами роботи, повідомляючи роботодавців про їхню зацікавленість у позиції в компанії, вони також можуть бути використані для висловлення того, що ваша компанія зацікавлена працювати над конкретним проектом з іншою компанією або некомерційною організацією.
8. Листи співчуття
Незалежно від того, чи є траур втратою працівника, суперника, партнера або когось іншого у вашому професійному колі, листи співчуття нелегко написати, але можуть бути зворушливим жестом до тих, хто найбільше постраждав від смерті.
9. Меморандуми в офісі
Хоча записки часто є неформальними, ці внутрішні комунікації подібні до ділових листів від одного працівника до іншого. Пам'ятки можуть бути написані практично на будь-яку тему, починаючи від додатків до дрес-коду до серйозних порушень працівників.
10. Похвальні листи
Хоча завжди приємно похвалити працівника, який йде вище і далі, вони повинні бути зарезервовані для дійсно чудових дій, тому що чим частіше вони видаються, тим менше вони мають на увазі тих, хто їх отримує.
