Написання у бізнес-форматі відрізняється від інших типів. Настанови є більш жорсткими, і стиль, який ви пишете, зазвичай визначається. Мета під час написання в діловому стилі завжди виглядає професійно. Велику частину творів, що ви робите, будете робити для існуючих або потенційних клієнтів, співробітників або керівників. Деякі з цих документів можуть впливати на те, наскільки добре ви або ваша компанія виконуєте свою діяльність, тому важливим є дотримання настанов.
Використовуйте формат блоку, модифікованого блоку або напівблоку при написанні ділового листа. Формат блоку найчастіше використовується. У цьому форматі все вирівнюється ліворуч і має один інтервал, за винятком подвійного пробілу між абзацами.
Напишіть документ для аудиторії. Зосередьтеся на своїх потребах і інтересах, а не на ваших. Подумайте про те, що читачі повинні знати і визначити відповідний спосіб передачі інформації конкретним читачам.
Використовуйте формальний тон, коли пишуть начальникам або клієнтам. Використовуйте лише неофіційний тон для нагадування або електронної пошти співробітникам.
Підкреслюйте позитивну інформацію і зосередьтеся на користі для читача. Це особливо важливо при написанні листа, що містить негативне повідомлення.
Пишіть ясно і лаконічно. Ви можете зробити це, зберігаючи абзаци коротко, вказавши важливу інформацію на початку документа і абзаци, і використовуючи списки, коли це можливо. Це допомагає вашим читачам, які зазвичай натискають на час, знайти важливу інформацію, навіть якщо вони проскакують документ.
Перевірте документ, щоб переконатися, що він не містить орфографічних, граматичних і пунктуаційних помилок. Будь-які помилки в письмовій формі можуть зробити вас непрофесійними або недбалими.
Поради
-
Як правило, у діловому документі можна використовувати слова "я" та "ви". Однак, будьте обережні, використовуючи слово "ми", тому що це перетворює ваші слова на рефлексію на всю компанію.
Завжди використовуйте двокрапку, а не кому, після вітання у діловому листі.
