Як встановити бюджетну зустріч

Бюджетні зустрічі важливі, тому що вони дозволяють вам представляти своєму начальнику або начальству, де ваш проект стоїть у плані бюджету. Під час зустрічі ви можете обговорити можливі збільшення або зменшення бюджету, а також запропонувати способи зниження витрат на підтримку бюджету. Бюджетні зустрічі також дозволяють вам заявити, що ви маєте більше фінансування для вашого проекту або роботи. Загальні бюджетні зустрічі визначають, як департамент чи компанія займаються фінансово, і встановлюють цілі та обмеження для контролю грошей і залишаються прибутковими. Відносно легко організувати засідання бюджету.

Елементи, які вам знадобляться

Конференц-зал
Електронна пошта

Визначте, хто повинен бути присутнім на засіданні бюджету. Як правило, ви повинні запросити фінансового директора вашої компанії, віце-президента з фінансів або іншої особи в команді керівництва компанії, яка відповідає за фінанси. Якщо ви працюєте у великій компанії, запросіть особу у вашому офісі, яка керує грошима, як контролер або менеджер відділу бухгалтерського обліку. Ви також повинні запросити свого начальника, керівника проекту та інших старших співробітників, пов'язаних з вашим проектом або відділом.

Перевірте розклад усіх запрошених на зустріч. Шукайте спільні відкриття, коли всі планується перебувати в місті і в офісі. Деякі офісні засоби, такі як Microsoft Outlook, дозволяють переглядати графіки та доступність інших співробітників.Якщо ви не можете отримати доступ до графіків кожного, попросіть їхніх помічників або окремих осіб про те, як вони виглядають.

Виберіть тривалість зустрічі, наприклад 30 або 60 хвилин. Надайте достатньо часу, щоб представити інформацію про бюджет і залишити місце для питань і часу обговорення. Якщо ви вважаєте, що вам буде потрібно годину, щоб представити інформацію про бюджет, виберіть тривалість 90 хвилин, щоб забезпечити додатковий час.

Виберіть день і час зустрічі на основі доступності всіх учасників та тривалості зустрічі. Якщо ваша зустріч триватиме 90 хвилин, виберіть перший 90-хвилинний часовий інтервал, коли всі будуть доступні.

Надішліть сповіщення про запрошення на нараду електронною поштою та попросіть всіх одержувачів відповісти, щоб вказати, чи приймають вони запрошення на нараду або не можуть зробити це. Або встановіть зустріч на старому, замовивши її особисто або через помічника учасника. Коли ви запитуєте зустріч особисто або електронною поштою, коротко надайте загальний огляд порядку денного наради: скорочення бюджету, фінансові звіти, бюджетний статус тощо.

Перенесіть зустріч, якщо люди, які повинні бути там, не можуть бути присутніми. Виберіть наступний доступний слот, коли фінансові наглядачі та інші необхідні люди будуть доступні протягом запланованої тривалості зустрічі.

Нагадайте всім учасникам про майбутню зустріч цього тижня або того ранку. Якщо ви надіслали запит на нараду електронною поштою, програмне забезпечення може автоматично нагадувати учасникам електронне повідомлення.