Незалежно від того, хочете ви проводити корпоративну конференцію, конференцію чи іншу спеціальну подію, запрошені спікери можуть запропонувати вашій аудиторії нові перспективи та переваги досвіду. Контрольний список може допомогти організувати домовленості, щоб все проходило гладко. Заради організації поділіть перелік на сфери: подорожі, фінанси, технології, адреси та потреби спікерів. Хост і динамік можуть створювати контрольні списки в цих категоріях, щоб переконатися, що подія не має ускладнень.
Організація поїздок
Запрошені доповідачі, незалежно від того, платять вони чи волонтери, зазвичай повинні їхати до виступу. Це може супроводжуватися великими планами подорожей, такими як оплата за проїзд у готелі або готель, або простий прокат автомобіля. Організації приймаючої сторони повинні домовитися про це. Дізнайтеся, звідки виступає спікер, яким транспортом вона буде потрібна і своїм уподобанням щодо часу прибуття та від'їзду.Отримайте відповідну інформацію, наприклад, дату народження, яка потрібна для деяких бронювань. Потім перелік повинен включати бронювання подорожі - бронювання готелю, якщо це необхідно, і організація наземного транспорту, наприклад, автомобіля. Додайте нотатку для підтвердження всіх домовленостей за кілька днів до виконання завдання. Контрольні списки доповідачів повинні включати також надання інформації та підтвердження деталей.
Фінансові заходи
Пункти на контрольній книжці господаря повинні включати підтвердження того, що платіж був здійснений до спікера. Часто спікери отримують частину перед подією як тип фіксатора і частину після успішного завершення роботи. Якщо це так, зробіть два пункти контрольного списку, щоб ви не забули. Фінансовий контрольний перелік спікера повинен включати надання господареві всіх релевантних деталей, таких як адреса або номер рахунку для прямого депозиту, а також підтвердження того, що оплата здійснена.
Технологічні потреби
Багато запрошених ораторів використовують технологію як частину своєї адреси. Запрошені спікери повинні скласти список усіх необхідних для них - включаючи ноутбуки, проектори та екран, кабелі, вказівник, мікрофон тощо. Хост повинен запитати цю інформацію та додавати практичні елементи, такі як шнури живлення, резервні ноутбуки та технічну особу для вирішення будь-яких проблем.
Виступ і матеріали
Приймаючі організації повинні чітко давати зрозуміти, що вони шукають від оратора. Це може включати певну тему для розгляду або більш практичні деталі, такі як тривалість адреси. Складіть список усіх і надішліть його на динамік. Для оратора цей перелік повинен включати завершення та редагування адреси. Доповідач також повинен перевірити створення дублікатів копій мовлення та допоміжних матеріалів, таких як PowerPoint. Приймаюча сторона та оратор повинні заздалегідь спільно працювати, щоб визначити, чи буде оратор надавати попередню копію адреси, можливо, для засобів масової інформації або для перекладача мови жестів.
Догляд за спікером
Цей розділ контрольного списку призначений для хоста, а не для оратора. Вашого спікера слід розглядати як VIP учасника заходу. Призначте особу, яка виступатиме як зв'язок і обробник для оратора, і дайте динаміку контактну інформацію призначеної особи. У день заходу переконайтеся, що обробник знає, де вітати спікера та надає всі необхідні оновлення події та важливі деталі. Обробник також повинен представити спікера важливим людям в організації. Додайте до контрольного списку елементи, які забезпечують комфорт диктора під час заходу, наприклад, пляшки з водою на подіумі. Нарешті, додайте пункти контрольного списку, щоб нагадати себе, щоб подякувати спікеру після події - можливо, за допомогою рукописної записки або квіткової композиції - і завершити будь-які платежі.
