Хоча письмове спілкування має декілька очевидних переваг перед усним спілкуванням, наприклад, однозначність у сенсі, легка реплікація та постійність, письмова комунікація не завжди є найкращим вибором для ділового, академічного або особистого спілкування. Розуміння недоліків письмового спілкування позиціонує вам визначення кращого способу спілкування для будь-якої ситуації.
Неособистість
Письмове спілкування менш особисте, ніж усне спілкування, що робить його менш ідеальним для емоційних повідомлень. Наприклад, більшість людей вважають, що важливі новини, такі як звільнення з роботи, просування по службі, припинення відносин або пропозиція шлюбу, мають бути повідомлені особисто. Спілкування за допомогою письма або електронної пошти також є менш ефективним, ніж спілкування особисто при побудові особистих стосунків.
Можливість непорозуміння
Письмове спілкування не включає нюанси тону голосу або вираження обличчя, роблячи більш ймовірною непорозуміння. Гумор і сарказм особливо важко передати в письмовому повідомленні і можуть бути витлумачені як образи. Це змушує людей писати в більш формальному, серйозному тоні, сприяючи безособовому характеру письмового спілкування.
Відсутність миттєвої зворотного зв'язку
Усна комунікація зазвичай генерує миттєву вербальну і невербальну зворотний зв'язок, яка часто повідомляє наступні зауваження спікера. Письмовій комунікації бракує цього важливого елемента, і навіть за допомогою деяких форм цифрового зв'язку, наприклад, текстових повідомлень або миттєвих повідомлень, письмові відповіді позбавляють спонтанність усного спілкування. Письмове спілкування не може бути негайно скоректоване для задоволення потреб аудиторії, роз'яснення питання або відповіді на спростування. Крім того, якщо виникає непорозуміння, письменник може не дізнатися про це вчасно, щоб виправити його.
Вартість, матеріали та зберігання
Письмове спілкування часто займає більше часу, ніж усне спілкування, тому може бути більш дорогим для підприємств. Крім того, у друкованих примірниках письмового зв'язку потрібні принтери, чорнило та папір, а також місце для зберігання.У багатьох випадках електронні комунікації також повинні зберігатися, хоча вартість такого зберігання з точки зору простору та вартості набагато менше, ніж для зберігання на паперових носіях. Незалежно від того, чи зберігається матеріал у твердій копії або в електронному вигляді, він може ненавмисно бути втрачений або знищений.
Відповідальність
Постійність письмового повідомлення може створити проблему відповідальності. Наприклад, коли проголошені зауваження легко забуваються, електронні листи, пам'ятки та інші документи можуть бути використані як докази в суді, навіть через роки після їх написання. Крім того, легка реплікація письмової комунікації робить її більш ризикованою; в той час, як розмовна забарвлена забава може образити декілька людей, наприклад, невідповідна електронна пошта може негайно пересилатися тисячам одержувачів.
