"Краще отримати його в письмовій формі" є одним з найбільш гучних попереджень у світі бізнесу. Це написання, яке змушує людини відчувати себе впевненою в угоді, як якби вони захищені, тому що все ясно виражено. При веденні бізнесу, можливість пояснити себе на сторінці може змінити переговори та комунікації не тільки з колегами по бізнесу, а й з клієнтами та перспективами.
Які основні елементи комунікації?
Люди спілкуються трьома способами: словесно, невербально і через письмове слово. Ефективна мова і впевненість у невербальній мові проходять довгий шлях у вирішенні справи на обід або спілкування в натовпі, але це написання, яке веде список на робочих навичках, які шукають роботодавці.
Не кожен може працювати в кімнаті, і не кожен може командувати сторінкою, але якщо ви можете освоїти як усне спілкування, так і ефективне письмо, то це кар'єра на два-три, що мало хто дійсно приземляється.
Незалежно від того, чи спілкуватися особисто, над відео, електронною поштою, по телефону або через соціальні медіа, важливо, щоб повідомлення було зрозуміле. Але комунікація - це двостороння вулиця. Важливим є вміння виражати себе, але слухання - це золото, особливо в бізнесі. Прослуховування добре повинно бути на вершині керівних принципів ефективного усного спілкування. Дійсно почути (або прочитати) те, що кажуть ваші колеги, роботодавці та клієнти, поглинаючи це і відповідаючи таким чином, що відповідає їхнім потребам та проблемам, є найбільшою майстерністю, яку ви коли-небудь здобудете - і той, який буде однаково корисний у вашому особистому житті.
Що написано?
Писання використовується більше сьогодні, ніж у будь-якій точці людської історії. Від оновлень Facebook і електронних повідомлень до текстових повідомлень і бізнес-звітів, слова знаходяться всюди. Письмове спілкування - це все, що використовує слова та мову в друкованому вигляді або написане на екрані, стіні або дошці, щоб передати повідомлення.
Як ви використовуєте свої слова, можна і повинні змінюватись залежно від платформи, через яку ви виражаєте себе. У бізнесі це означає бути більш формальним. На бізнес-сторінках Facebook це означає бути трохи менш формальним. У електронних листах це означає бути чітким, але коротким. Легендарний письменник з комунікацій Маршалл Маклухан одного разу сказав: «Середовище - це повідомлення», і сьогодні це все ще вірно, але середовище визначає повідомлення.
Демістифікація письмової комунікації
Кожному професійному письменнику часто говорять інші, що вони "так пощастили", що вони можуть добре писати, тому що більшість людей скаржаться, як щось втрачається між мозком на сторінці.
Але написання подібне до будь-якого навику або таланту: чим більше ви це робите, тим краще ви отримуєте. Не робіть цього, і ви не будете підходити щоразу. Коли ви почнете писати більше, зробіть це повільніше та більш уважно, і незабаром ви станете більш впевненими, і слова прийдуть швидше. Журнал щоденно для дампа мозку, тому що це допомагає розуму бути більш чітким, що, в свою чергу, допомагає іншим спробам написання.
І завжди, завжди редагуйте. Різниця між тим, хто думає, що вони ледве прохідні під час написання, а професійний письменник - не просто майстерність чи практика, або нематеріальний дар таланту, - це також і редагування. Більшість професійних письменників не редагують один або два рази, вони редагують кілька разів. Під час редагування роблять вигляд, що ви не маєте поняття про те, про що ви написали, і прочитайте її, як якщо б ви її читали вперше. Прочитайте його, щоб ви почули голос у вашій голові, і якщо ви натрапите на що-небудь, читаючи його, це, ймовірно, тому, що ви не виразили цю думку ясно. Спробуйте переписати пропозицію, змінити порядок або знайти більш конкретні слова. А потім знову редагуйте.
Які елементи ефективного письма?
Вибір слова, синтаксис, пунктуація та стиль - це всі очевидні елементи ефективного письма. Без них решта не вважається достовірною.
Але все це не має значення, якщо за написанням немає гарної центральної ідеї чи мети. Що таке комунікація і що потрібно розуміти? Або, на сьогоднішній мові, що таке винос?
Потім вона повинна бути добре організована. Ідея повинна бути введена широким штрихом у початковому пункті і пояснена або викладена в наступних параграфах. Припустіть, що людина, яка читає її, не знайома з даною темою і не пояснює чітко, але не будучи покровительством. Підтримуйте цю ідею за допомогою доказів або прикладів або використовуйте цитати, які зміцнюють повідомлення, яке ви передаєте.
На закінчення посилайтеся на ідею, яку ви висловили на відкритті, але не використовуйте кліше, наприклад, «на завершення».
Наприклад, скажімо, ви відкриваєте робочу електронну пошту з чимось на зразок: «Останнім часом відбулося деяке обговорення ідеї створення додаткової документації для клієнтів, щоб покращити комунікацію та підвищити довіру. Я підтримую цю пропозицію, тому що… ”З цього висновку прийшов би великий висновок, наприклад:“ У кінцевому рахунку, більша кількість клієнтів, що стоять перед клієнтом, може здатися ще однією обтяжливою відповідальністю. синій і створює кращий постійний діалог і більшу довіру. Я з нетерпінням чекаю детальніше обговорити це питання.
Корисні книги та програми
На жаль, судити про такі речі, як знаки пунктуації, оскільки це не завжди легко, але реальність полягає в тому, що люди прагнуть бути більш шанованими і довіреними, коли вони добре висловлюються в письмовій формі.
Якщо ви часто почуваєтеся втраченими для слів, тому що ви не впевнені в своїй граматиці, синтаксисі або пунктуації, ви далеко не один.
Сьогодні програмне забезпечення, таке як Microsoft Word, має базове редагування для граматики та синтаксису, тому використовуйте їх для перших чернеток. Але в блоці є нові гравці, такі як додаток редактора Хемінгуея, який також має сайт для робочого столу, де ви можете скопіювати та вставити текст, щоб побачити чіткі виділені розділи, що вказують на те, що ви помиляєтеся з пропозиціями щодо його поліпшення. Навіть професійні письменники використовують це додаток.
Ряд книжок теж улюблений для написання профі, як і «Елементи стилю» Вільяма Струнка і «Написання _» Стівена Кінга.
Основні поради щодо написання ділової інформації
- Зупиніться і подумайте. Письменники думають, перш ніж писати, і це робить різницю в чіткості. Перед початком плануйте план. Не закопуйте його. Зберігайте головну ідею і центр. Почніть там, не приклеюйте три абзаци вниз.
- Тримайте його дешевим і простим. Припиніть використання $ 5 слів - виграйте ваші гроші, просто і ясно. Скажімо "використовувати", а не "використовувати". Не використовуйте жаргон, не намагайтеся звучати розумно, нехай Ваші ідеї бути розумним. Щоденна мова висловить ваші ідеї набагато краще, і ви будете почувати себе більш комфортно, коли ви пишете - і це буде показано, коли інші читають її.
- Не витрачайте слова. Використовуйте як можна менше слів і вбивайте багатослівні фрази. "Кінцевий результат" має бути просто "результатом", і є ще багато прикладів. (Microsoft Word відмінно підходить для вираження цих словосполучень)
- Зменшіть прикметники та прислівники. Використовуйте конкретні слова. "Чотиридверний автомобіль" - седан. Біг швидко "спринтіє". Використовуйте тезаурус, щоб розширити свій вибір.
- Пишіть більше і читайте більше, щоб бути кращим. Читання більше книг буде корисним для отримання голови в кращому просторі для написання. Щоденне написання, чи то в журналі, або в довгому повідомленні Facebook, допоможе вам стати більш впевненими у вираженні себе.
- Завжди знайте свою аудиторію. Для кого ви пишете, можете і повинні змінити те, що ви говорите і як. Пам'ятайте, хто читає вас.
- Ніколи не надсилайте свій перший проект. Навіть професійні письменники зупиняються, щоб перечитати та переробити свої листи. Перший проект ніколи не є досконалим.
- Редагувати, редагувати, редагувати, редагувати. Редагування змінить ваше життя.
