Важливо написати звіт про дані, який ефективно поширюватиме інформацію на зайняті керівники, які мають лише кілька хвилин, щоб пройти через ваш звіт. Одним з ключових речей, які слід включити, є візуальне представлення найбільш важливих даних, таких як діаграми та графіки. Ви також повинні тримати мову лаконічним і вільним від жаргону.
Огляд написання хорошого аналітичного звіту
Перший крок полягає в тому, щоб окреслити звіт відповідно до будь-яких рекомендацій, які потрібно дотримуватися. Кожна компанія, як правило, має власний формат для написання звітів, і ви зобов'язані дотримуватися формату вашого. Цей план в основному дасть вам дорожню карту, яку ви будете дотримуватися під час написання звіту, і ми сподіваємося допомогти вам розібратися з блоком письменника, який може виникнути пізніше. Ви повинні розробити свій звіт, щоб пояснити та проаналізувати всі дані та висновки, які були зроблені у зручному для читання форматі. Якщо ваш звіт тривалий, вам може знадобитися включити зміст.
Розглянемо візуальний аспект
Дані самі по собі можуть бути абстрактними і важкими для контексту. Отже, ви повинні бути щедрими у використанні діаграм, графіків і таблиць, щоб проілюструвати результати вашого аналізу. У разі необхідності ви можете включити в текст посилання для пояснення життєво важливої графіки. Ваш читач повинен вміти знати, що є найбільш важливим для кожної графіки, і тому ви повинні виділити її, а не просто описати те, що вже можна побачити. Також переконайтеся, що ваші текстові посилання близькі до графіки, на яку вони посилаються, так що ваші читачі зможуть встановити зв'язок між ними.
Зробіть грубий проект
Після того, як ви завершите роботу з планом, створіть приблизний проект, який містить найважливішу інформацію, структуровану відповідно до схеми. Технічні деталі зараз не важливі; їх можна додати пізніше. Ідея полягає в тому, щоб спочатку включити найважливішу інформацію, щоб читач міг легко знайти її, коли отримає ваш звіт. Пам'ятайте, що багато ваших читачів зайняті. Крім того, не забудьте бути обережними у використанні жаргону, уникаючи його, де це можливо.
Резюме та реферат
Незважаючи на те, що вони з'являються на початку вашого звіту, резюме та реферат є остаточними аспектами, які ви пишете. Обидва розділи являють собою короткий виклад звіту, що показує важливі висновки звіту. Ось чому ви їх пишете останнім часом.
Короткий виклад має власну значимість у звіті про аналіз даних. Причина, що вона називається резюме, - це резюме для керівників компанії. Це, мабуть, зайняті люди, які не мають часу читати весь звіт, переглядаючи всі деталі. Тому ви повинні намагатися, наскільки це можливо, зафіксувати найважливіші пункти доповіді в резюме, такі як мета, основні дані та висновок. Будьте максимально стислими і включайте лише найважливіші моменти. Якщо керівники можуть негайно зрозуміти, про що йдеться у звіті, просто прочитавши резюме, ви виконали свою роботу.
Зробити зміни
Перегляньте свій аналіз даних стільки разів, скільки потрібно, переконайтеся, що інформацію організовано логічно узгоджено. Уникайте громіздких, нудних абзаців і використовуйте пробіли, щоб зробити звіт естетично привабливим. Представити табличну інформацію як діаграми. І, нарешті, уникнути використання пасивного голосу у всьому.
