Використання записок працівників для запиту волонтерів на офіційне планування свята є хорошим способом залучити багатьох працівників і змусити їх відчути себе включеними в команду офісу. Ефективне використання волонтерів-працівників може призвести до подій, таких як різдвяні вечірки, без сутичок. Пам'ятки також гарантують, що повідомлення або оголошення досягають усіх призначених одержувачів. Плануючи різдвяні вечірки та інші офісні заходи, потрібно переконатися, що кожен, хто буде запрошений, знає про дату та час.
Елементи, які вам знадобляться
-
Список потенційних працівників-волонтерів
-
Контактна інформація для всіх потенційних волонтерів
-
Дата, місце та час проведення заходу
-
Перелік часу та обов'язків волонтерів
Визначте тип новорічної вечірки, яку буде мати ваш офіс. Вирішіть, чи відбудеться ця подія в офісі чи поза межами закладу. Встановіть бюджет. Визначте кількість запрошених осіб, включаючи подружжя або гостей співробітників. Вирішіть, чи подаватиметься алкоголь і чи надаватимете безкоштовні напої або касу. Зберігайте детальний перелік параметрів партії, щоб направляти ваших волонтерів у налаштування.
Визначте, скільки працівників-волонтерів вам потрібно буде організувати і полегшити партії. У більшості випадків, щонайменше 10 волонтерів будуть зобов'язані покривати всі функції. Виберіть волонтера, який буде керувати іншими добровольцями. Обговорити деталі організації безпосередньо з головним волонтером. Переконайтеся, що кожен потенційний волонтер має час і можливість брати участь перед призначенням ролей.
Створіть нагадування для всіх потенційних волонтерів, які заявлять про необхідність допомоги в офісі. Вкажіть ім'я працівника, якого ви обрали для роботи в якості волонтера. Переконайтеся, що всі добровольці розуміють, що окрім вас, буде доступна ще одна людина, яка буде працювати через логістику організації партії. Попросіть усіх одержувачів нагадувань контактувати з вами протягом тижня, щоб повідомити, чи можуть волонтери. Зберігайте список усіх, хто погодився допомогти.
Надішліть другу записку людям, які добровільно поступилися. Призначення партійних завдань та обов'язків конкретним особам або невеликим групам. Наприклад, помістіть одну групу, відповідальну за вибір меню харчування; друга група, відповідальна за циркулюючі запрошення; третя група, відповідальна за прикраси, партійні послуги та подарунки. Продовжуйте розділяти завдання, доки не охоплювати всі сторони партії. Можливо, вам знадобиться залучити додаткових добровольців, якщо ваша партія велика, офіційна або більш складна, ніж випадкова зустріч в офісі.
У другій записці оголошуйте графік засідань комітету волонтерів партій, щотижня або щомісяця, для організації та підготовки. Заплануйте першу зустріч принаймні за чотири-шість місяців до початку заходу. Це допоможе гарантувати, що ніякі деталі не будуть пропущені, і всі волонтери розуміють свої обов'язки та зобов'язання щодо часу. Плануйте зустрічі під час роботи компанії, на місці, але переконайтеся, що вони не будуть негативно впливати на щоденну роботу волонтерів. Попросіть усіх добровольців повідомити, чи будуть вони відвідувати першу зустріч.
Використовуйте меморандуми для регулярного обговорення з усіма волонтерами протягом всього процесу планування. Вкажіть у кожному записці те, що обговорювалося на останньому засіданні і що буде обговорюватися на наступному засіданні. Попросіть добровольців поспілкуватися з цілою групою, якщо у них є ідеї, пропозиції, запитання або занепокоєння, щоб кожен міг добре знати, як відбувається процес планування.
Перед початком заходу надішліть записку всім у Вашому офісі або компанії, дякуючи волонтерам за їхню роботу з підготовки до вечірки. Цей вираз подяки є важливим для добровольців.
Поради
-
Використовуйте традиційний діловий мова під час складання нагадувань, навіть для цікавих подій, таких як різдвяні вечірки. Уникайте використання сленгу, ненормативної лексики та сумнівної мови під час складання приміток.
Увага
Не дозволяйте волонтерам використовувати зустрічі з планування партій як виправдання, щоб уникнути повсякденних трудових обов'язків.
