Це вигідно професіоналам мати сильне розуміння ділового листа, особливо якщо вони знаходяться в адміністративній посаді. Коли ваш бос просить вас написати щось у діловій формі, наприклад, нагадування, потрібно знати правильний спосіб зробити це. В іншому випадку ви не матимете впливу, який ви бажаєте на одержувачів. Ви можете уникнути цього сценарію, знаючи, як писати записку в стандартному бізнес-форматі.
Створіть пам'ятку, яка включає всі розділи стандартів, що включає в себе рубрику, мету, обговорення і закриття, консультує Hodu.com. Підсумок - це додатковий розділ.
Налаштуйте заголовок для нагадування. Всі нотатки матимуть стандартний заголовок, що включає чотири рядки, які мають бути позначені як "До", "Від", "Дата" та "Тема".
Заповніть заголовок нагадування. Після “To” введіть, кому поширюється лист, наприклад, конкретну особу, групу людей або відділ. Після "Від" розмістіть ім'я або ім'я особи, для якої ви пишете лист, наприклад, свого начальника. Введіть дату розповсюдження після слова "Дата". Включіть кілька слів, які підсумовують мету нагадування в рядку "Тема".
Введіть короткий абзац, який пояснює мету нагадування в декількох реченнях. Пам'ятка може бути з інформативних причин, щоб пояснити проблему або подати запит на певну дію від одержувачів.
Обговоріть мету пам'ятки докладно в наступних кількох параграфах. Не давайте непотрібної інформації або повторюйте себе, але пропонуйте достатньо деталей, щоб усі одержувачі зрозуміли причину пам'яті та її важливість.
Напишіть дію, якщо вона існує, яка повинна бути прийнята одержувачами у пункті закриття. Поясніть, що потрібно зробити, і як це зробити.
Додайте підсумок розділу до кінця записки, якщо він довший за одну сторінку або містить дуже детальну, складну інформацію. Це допоможе з'ясувати мету вашої пам'ятки і дасть одержувачам посилання на те, щоб переглянути назад без повторного прочитання всієї нотатки. Введіть всі ключові пункти, а також будь-які дії, які необхідно вжити, у розділі резюме.
