Автор і оглядач Харві Маккей одного разу сказав: "Якщо ви не плануєте, то ви плануєте провалитися". Успішний керівник проекту повинен мати змогу маніпулювати багатьма м'ячами під час роботи з різноманітною командою людей, а стратегічне планування, оцінка та вимірювання лежать в основі всього цього. Якщо ви складете дбайливий план, чітко повідомте свою команду та оцініть прогрес на цьому шляху, шлях до успішного проекту майже впевнений.
Визначте свої цілі. Перш ніж ви зможете почати керувати будь-яким проектом, ви повинні тісно співпрацювати зі своїм клієнтом, щоб переконатися, що ви знаходитесь на тій самій сторінці, коли йдеться про те, що очікується від остаточного результату, і що очікування клієнта є розумними. Створіть документ з визначення проекту, який надає загальний огляд, визначає узгоджені цілі та включає в себе межі проекту, будь-які припущення та ризики, як ви плануєте підходити до проекту, які частини вашої організації в кінцевому підсумку будуть працювати над проектом та розрахункові витрати та оцінки тривалості. Не запускайте проект без підписання цього документа спонсорами або клієнтами та будь-якими ключовими зацікавленими сторонами.
Плануйте, сплануйте і сплануйте ще. Джек Гідо і Джеймс Клементс, автори «Успішного управління проектами», кажуть, що «час для розробки продуманого плану до початку проекту є критичним для успішного виконання будь-якого проекту». розбиваючи проект на ряд менших ковшів, визначаючи завдання в кожній з них. Включіть у планування чіткі віхи, які допоможуть вам оцінити, чи є у вас на шляху чи ні, як проект розвивається. Включіть витрати, які ви будете отримувати на кожному кроці, і оцінюйте годинник для кожного завдання.
Зібрати команду для роботи над проектом на основі людських годин і навичок, необхідних, які ви визначили під час процесу планування. Чітко повідомляйте про загальні цілі, завдання, обсяг і бюджет, а також про їх окремі ролі в проекті. Переконайтеся, що кожен член команди має бюджет і ресурси для виконання роботи. Використовуйте діаграми RACI за потреби, щоб було зрозуміло, хто відповідальний за кожну віху, а також хто є учасниками та хто має бути поінформованим про прогрес.
Створіть графік регулярного спілкування з командою. Для довгострокових проектів може бути достатньо одного офіційного засідання команди на місяць, переходячи на один раз на тиждень з прогресом проекту. В останні тижні проекту можна виявити, що необхідні щоденні зустрічі. Будьте завжди доступними для кожного члена команди, щоб відповідати на запитання.
Часто вимірюйте прогрес проекту. Ваше завдання - завершити проект вчасно, у межах бюджету та очікувань зацікавлених сторін. Багато проектів, однак, страждають від бюджетного роздуття і масштабу повзучості. Джейсон Уестленд, автор і виконавчий директор компанії з управління проектами Method123, каже, що бюджет проекту повинен бути живою частиною проекту, який ви постійно переглядаєте з командою і ключовими зацікавленими сторонами протягом усього життя проекту. Якщо ви регулярно оцінюєте прогрес і ефективно спілкуєтеся з вашою командою, ви повинні мати можливість швидко виявити проблеми з бюджетом і сферою застосування та внести необхідні виправлення.
