Бувають випадки, коли потрібно змінити посадову інструкцію працівника або коли потрібно призначити певну роботу завдання спеціальному проекту або на певний період часу, наприклад, на період відпустки іншого працівника або відпустки. Незалежно від обставин, спілкування є важливим елементом призначення роботи. Зв'язок може зробити різницю між відмінною продуктивністю та неповною роботою.
Визначте причини присвоєння роботи своїм співробітникам. Процес призначення роботи відрізняється для перепроектування посадової інструкції, ніж призначення обов'язків для командного проекту. Перепроектування опису роботи є відносно легким, тому що у вас є порожнє полотно, з якого можна починати призначення обов'язків. Наприклад, якщо вам потрібно призначити роботу для виконавчого помічника, провести дослідження типових обов'язків помічника вищого керівництва. З іншого боку, якщо ваша команда працює над конкретним проектом, визначте, які завдання є частиною всього проекту та визначте наявні у вас ресурси працівників.
Інвентаризуйте навички, досвід і можливості ваших співробітників. Крім того, запитайте працівників про свій попередній досвід роботи та кар'єрні інтереси. За даними Жіночих ЗМІ, делегування ефективно вимагає уваги до навичок працівників. У ньому йдеться: "Переконайтеся, що ви делегуєте свою особу тому, хто може успішно виконати поставлене завдання". Це Ваша можливість мотивувати співробітників, які хочуть продемонструвати свої можливості та підвищити свою цінність в організації.
Побудуйте список завдань. Використовуйте свій огляд резюме, додатків і внесків співробітників, щоб визначити, хто має необхідні навички для виконання роботи. Якщо у вас є два або більше працівників, які мають однакову кваліфікацію і мають зацікавленість у виконанні тієї ж самої роботи, розробити спосіб розділити обов'язки, так що один працівник не виступає над іншим.Якщо існують лише незначні відмінності в кваліфікації працівників, розгляньте можливість призначити його найкращому кваліфікованому працівнику і призначити заступника у випадку, якщо один працівник не зможе виконати завдання.
Розробити метод комунікації, який пояснює призначену роботу, необхідну кваліфікацію та очікування. Це найважливіший крок у призначенні посадових обов'язків, тому ваше спілкування має бути чітким і має стосуватися кожного елемента роботи. Очікувані результати та очікування щодо роботи є частиною Ваших стандартів роботи. Стандарти ефективності - це вимірювання, які використовуються для оцінювання ефективності. Прикладом стандартної продуктивності для призначеної роботи може бути "Використання Microsoft Access для введення 100 записів продажів на тиждень з точністю принаймні 98%". Використовуючи цей приклад, ви призначаєте нове завдання, а також встановлюєте стандарт ефективності для включення до оцінки роботи працівника.
Обговоріть нове завдання з працівником. Будьте готові відповісти на питання про те, як виконати завдання, терміни і кому співробітник повинен направляти будь-які питання щодо завдання. Це частина вашого способу спілкування. Ви повинні бути в змозі повністю пояснити завдання, чому це важливо для організації, які навички необхідні і як працівник отримує вигоду від прийняття нового завдання. Співробітники, які зацікавлені в розвитку кар'єри або вдосконаленні навичок, зацікавлені в отриманні користі від прийняття нових обов'язків.
