Всі фінансові операції для будь-якої організації в кінцевому рахунку розміщуються в головній книзі так чи інакше. Коли для обліку використовується комп'ютерна програма, більшість фінансових даних розміщується на субрахунку (наприклад, кредиторська заборгованість або дебіторська заборгованість), яка автоматично розміщується в головній книзі. Однак, деякі записи повинні бути розміщені безпосередньо в головній книзі. Операції, які часто публікуються безпосередньо в головній книзі, - це капітальні видатки, нарахування відсотків, накопичення амортизації, коригування, які будуть скасовані в наступному звітному періоді, та інші коригування рахунку, які не можуть бути здійснені через під-обліковий запис. При оприлюдненні до головної книги необхідно дотримуватися особливої обережності, тому що виправлення помилок з кількома записами у головній книзі веде до розбору облікових записів. Однак, крім того, розміщення в головній книзі не є складним.
Зберіть всі документи, пов'язані з записами, які потрібно надіслати до головної книги. Вони можуть включати угоди про купівлю, договори оренди або позики, графіки амортизації та графіки амортизації.
Підготуйте електронну таблицю на вашому комп'ютері або на папері, деталізуючи кожну запис головної книги, яку потрібно розмістити. Вкажіть повний опис запису головної книги, точний рахунок, який потрібно списати, та суму, а потім відповідний рахунок, який потрібно зарахувати, та суму. Тримайте суми дебету в стовпці ліворуч, а кредити - у стовпці праворуч.
Загальний обсяг дебету та кредитів для всіх записів головної книги, а також переконайтеся, що сума дебету та кредиту однакова. Якщо ви підготували електронну таблицю на комп'ютері, роздрукуйте її для довідки під час введення даних у модуль головної книги.
Доступ до модуля головної книги у вашій програмі обліку на вашому комп'ютері. Переконайтеся, що дата головної книги встановлена на період, в який ви хочете опублікувати свої записи. Це важливо, оскільки записи часто розміщуються в головній книзі після закінчення періоду. Наприклад, хоча поточний місяць може фактично бути лютим, ви можете розміщувати записи головної книги за січень, тому в цьому випадку переконайтеся, що дата головної книги встановлена на січень.
Введіть записи головної книги у модуль головної книги відповідно до посібника користувача вашого бухгалтерського програмного забезпечення.
Надрукуйте звіт про неопубліковані записи головної книги. Виправте свої записи головної книги, перевірте на вашу таблицю (і додайте машинні стрічки, якщо необхідно), які ви вже підготували. Внесіть необхідні виправлення до записів головної книги. Не надсилайте до головної книги ще.
Зробіть резервну копію даних на головній книзі. Чітко позначте резервну копію даних головної книги та збережіть її в безпечному місці.
Розміщуйте свої записи головної книги відповідно до посібника користувача вашого бухгалтерського програмного забезпечення. Надрукуйте повний запис записів, які ви надсилали до головної книги. Зберігайте їх у відповідних файлах або книгах бухгалтерського обліку як частину ваших постійних облікових записів.
Поради
-
Завжди ретельно документуйте всі записи, які ви надсилаєте до головної книги, оскільки ніколи не можете бути впевнені, що ви зможете пояснити свої записи головної книги пізніше. Зберігайте документацію надійно, як частину своїх постійних облікових записів. Якщо ви не користуєтеся комп'ютером, але виконуєте бухгалтерський облік тільки на папері, вручну запишіть або опублікуйте записи головної книги саме у ваших книгах у загальноприйнятому форматі обліку, переконайтеся, що оновлення залишків усіх уражених рахунків. Завжди ретельно документуйте записи головної книги та зберігайте свої бухгалтерські записи в дуже безпечному місці.
