За визначенням, вичерпний звіт має на меті детально вивчити тему або ідею. У бізнесі для оцінки та обговорення фінансової ситуації компанії часто використовуються вичерпні звіти. Комплексні звіти можуть бути використані й для інших цілей, таких як підведення підсумків нової тенденції бізнесу або опис нового цільового ринку. Навчання, як правильно писати вичерпний звіт, може бути корисним діловим вмінням для співробітників будь-якого рівня.
Перед початком написання
Перед тим, як почати писати свій вичерпний звіт, зібрати всю необхідну інформацію, дані, діаграми, таблиці та документи, які потрібно посилати під час написання. Ви повинні створити план, інструмент написання, який допоможе вам організувати ваші думки у структурованому форматі. Начертання, як правило, складається з коротких речень або фраз, які можуть служити відправними точками для різних розділів вашого звіту. Хоча ці розділи будуть відрізнятися залежно від типу звіту, який ви пишете, вони можуть включати резюме, вступ, зміст, кілька основних абзаців, висновок, додаток і розділ посилань.
Написання звіту
Використовуючи свій план, щоб направляти вас, почніть з написання першого проекту всеосяжного звіту. Почніть з вступу, який розповість читачам, що вони збираються прочитати, і поясніть основні моменти, які будуть зроблені в доповіді. Після вступу додайте кілька абзаців або окремі розділи, які стосуються ключових моментів вашого звіту. Наприкінці звіту напишіть висновок, який узагальнює звіт. Висновок має консолідувати всі основні моменти, які ви зробили в доповіді. Він може містити ваші рекомендації або думки з даної теми.
Резюме
Після написання звіту корисно написати резюме. Це складається з декількох абзаців, які узагальнюють весь звіт. Виконавче резюме має надати читачеві стислий перегляд загального звіту, щоб вони могли вибирати основні моменти. Цей розділ статті часто корисний для зайнятих керівників, які хочуть переглянути звіт, щоб отримати уявлення про те, про що йдеться. Одним коротким зразком резюме може бути:
Приклад:
Цифрові сорочки, Inc пропонує високого класу на замовлення сорочки оснащені фірмовим алгоритмом. Наші магазини розташовані в одних з найкращих торгових центрів країни, майже виключно в районах з високими доходами. Наші відділи продажів добре підготовлені для створення досвіду купівлі ремісничих сорочок для кожного клієнта.
Цей звіт було доручено описати деталі запропонованого нового крила компанії.
Опираючись на дані за останні п'ять років, у звіті показано, що доходи стали застійними, а інші роздрібні торговці високого класу бачать рекорд. Після тривалих досліджень слідчий відділ встановив, що кожна компанія, що має зареєстрований приріст доходів, також збільшила цифровий контент, що з'єднує їх зі своїми клієнтами.
R&D визначила, що додаток для цифрового підключення, розроблений для того, щоб кожна сорочка ідеально підходила без великих особистих відвідувань, створить істотне збільшення доходу. Цей звіт детальніше описує, як буде використовуватися додаток, кількість практичних досліджень, що були зроблені, і прогнозовані результати прийняття цієї технології.
Рекомендується, щоб усі магазини почали впроваджувати нову технологію цифрових установок, а тренінгові та маркетингові матеріали повинні бути створені вчасно, щоб скористатися перевагами майбутнього курортного сезону.
Допоміжні документи корисні
Вкажіть джерело будь-яких діаграм, таблиць або графіки, які ви використовували у звіті в додатку, і додайте джерела досліджень до сторінки посилань. Ці підтверджуючі документи додадуть ваги вашим аргументам.
Процес редагування
Після завершення першого чернетка поверніться до вичерпного звіту, щоб внести зміни та доповнення, які ви вважаєте за потрібне. Після закінчення процесу написання ви можете отримати декілька чернеток. Протягом процесу написання, зберігайте вашу цільову аудиторію на увазі. Тип мови, який ви використовуєте, буде змінюватися залежно від того, хто буде читати вичерпний звіт. Наприклад, якщо ви пишете для фахівця в цій галузі, ви можете включити складні терміни, специфічні для галузі. Але якщо ви пишете для мирянина, не використовуйте жаргон і заплутані акроніми. У деяких випадках може мати сенс писати інший вичерпний звіт для кожної групи зацікавлених сторін.
Після завершення написання
Після завершення процесу написання важливо кілька разів перевірити свою роботу, внесення будь-яких виправлень у міру необхідності. Перш ніж надсилати вичерпний звіт своїй цільовій аудиторії, подумайте про те, щоб звернутися до члена відділу комунікацій вашої компанії з виправленням та редагуванням документа. Цей крок є надзвичайно важливим, якщо в майбутньому загальний звіт буде прочитано представниками громадськості.
Точність, граматика та правопис є ключовими, особливо якщо звіт буде прочитано менеджерами верхнього рівня у вашій компанії. Хоча ваша робота не буде прочитана кожним членом корпоративного офісу компанії, великий вичерпний звіт може лише змусити вас виглядати краще, коли настане час просування.
