Навіть якщо ви працювали у вашій роботі протягом короткого часу, ви знаєте, що збереження ретельних записів, оцінка поточної практики закупівель, пошук нових відносин з постачальниками та переконання, що ваші системи роботи розроблені ефективно, є ключем до організованого відділу закупівель. Якщо ви тільки що були введені, щоб перетворити існуючий підрозділ з хаотичного на організований, або ви просто хочете бути впевненим, що все рухається ефективно з кількома глюками, ця стаття може вказати вам у правильному напрямку.
Елементи, які вам потрібні
-
Комп'ютер
-
Програмне забезпечення
-
Придбання документів
-
Політичний посібник
-
Перевірена операція зберігання / інвентаризації
-
Система безпеки (необов'язково)
Почніть перевірку файлів та методів відділу закупівель для оцінки поточної системи. Слідкуйте за виробами, замовленими для співробітників або відділів, та перевірте роботу уповноважених постачальників. Відвідайте керівники департаментів, щоб обговорити свої попередні покупки. Отримайте відгуки про те, як покращити методи обробки, відстеження та виконання департаменту.
Отримайте дозвіл розробити новий посібник з політики відділу закупівель на основі зворотного зв'язку, отриманого від керівників департаментів, якщо немає поточного керівництва, або стає очевидним, що поточна версія не працює. Пишіть, редагуйте та поширюйте проекти до відповідних осіб, які приймають рішення. Надсилайте копії публікації менеджерам, щоб вони мали посилання на майбутні запити на купівлю.
Аудиторські документи, які використовує ваша компанія для проведення закупівельних операцій. Перегляньте мову замовлень на купівлю, перегляньте документацію та форми торгів компанії, оцініть запит на постачання комунальних послуг та інші документи. Внесіть зміни, якщо необхідно, щоб підвищити безпеку та ефективність доставки замовлених товарів.
Перегляньте та проаналізуйте інвентаризацію продукції, що постачається в даний час на складі чи на місці. Перевірте всі запаси щодо існуючої документації. Прапори та недоліки предметів, які постійно користуються попитом, наприклад, канцелярського приладдя. Оцініть спосіб придбання товарів на полицях і витягуються збирачами та пакувальниками. Здійснюйте удосконалення способу їх зберігання, щоб скоротити неефективність.
Оцінюйте поточні операції з перевантаження, збору та упаковки, особливо якщо недбалість призвела до крадіжки, неврахованих запасів і затримок у своєчасному постачанні робітників. Досліджуйте мудрість встановлення системи безпеки, якщо вона ще не створена, щоб слугувати засобом стримування злочинності в місцях зберігання.
Інститут програми контролю якості, таким чином збирачі, пакувальники, бухгалтерський облік та придбання всіх отримують важливу інформацію про постачання товарів одночасно; зокрема, оскільки інформація стосується зворотних замовлень, страйків на робочу силу, дефектних або пошкоджених товарів - несподівані обставини, які можуть вплинути на отримання та виплату матеріалів, що надходять через відділ закупівель.
Будьте в курсі галузевих тенденцій, щоб дізнатися нові прийоми організації операцій відділу закупівель. Створити типовий звіт про успіхи, щоб ви могли методично оновлювати керування про стан предметів, які вони розміщують на замовлення, щоб ви не витрачали половину дня, відповідаючи на одне і те ж запитання: "Коли я можу очікувати, щоб отримати блокноти, які я замовив в липні?"
