Якщо ви приймаєте замовлення на піцу, замовлення на щось з телевізійної реклами, частин автомобіля або конвеєрної системи, процес прийняття замовлення не змінюється. Будучи ввічливими та збираючи всю необхідну інформацію для розміщення замовлення завершує операцію професійно і сприяє задоволенню клієнта. Процес прийняття замовлення може визначити, чи клієнт розміщує повторне замовлення.
Визначте себе та своє місце діяльності, коли ви відповідаєте на телефон. Наприклад, “Компанія ABC123, це Sally, як я можу допомогти вам сьогодні?” Ніколи не їжте і не пийте, коли по телефону і говорити ясно і повільно, щоб клієнт міг вас зрозуміти. Тримайте свій голос на рівному рівні; якщо у вас є тенденція голосно говорити, приборкайте цю тенденцію, коли по телефону на роботі і зберегти дружній тон у вашому голосі. Використовуйте правильну граматику і уникайте сленгу.
Запитайте ім'я абонента і використовуйте його під час розмови. Не дзвоніть клієнту за її ім'ям, якщо вона не наказує вам це зробити; використовувати її офіційну назву. Ніколи не кладіть клієнта на утримання або гучний зв'язок, не просивши спочатку її дозволу і чекаючи її відповіді.
Уважно слухайте клієнта і записуйте будь-яку відповідну інформацію. Попросіть його повторити, якщо необхідно. Не покладайтеся на вашу пам'ять. Ніколи не діяйте, як ви поспішаєте, найважливішим клієнтом є той, хто зараз перебуває на телефоні. Тримайте вашу дорогу терплячою та корисною.
Переконайтеся, що ви отримали всю необхідну інформацію для розміщення замовлення, включаючи точний елемент, специфікації, розмір і будь-яку іншу відповідну інформацію. Краще мати більше інформації, ніж потрібно правильно розмістити, ніж надто мало. Завжди повторюйте замовлення клієнта для перевірки. Переконайтеся, що вона зрозуміла ціну за товар, який замовив, щоб уникнути неприємного сюрпризу, коли клієнт отримає рахунок.
Запитайте клієнта про його номер телефону, щоб ви могли зателефонувати йому, якщо у вас виникнуть питання щодо замовлення пізніше. Завжди закінчуйте розмову, дякуючи клієнту за його справу. Зачекайте, доки він спочатку повісить телефон, щоб він не почув шум телефону.
