Електронна пошта стала стандартним методом комунікації для підприємств і тих, хто спілкується з бізнесом. Тим не менш, бувають випадки, коли традиційний професійний діловий лист необхідний. Це може бути для пошуку роботи, бізнес-пропозицій або навіть для юридичних причин. Правильно відформатуйте лист для кращого шансу на отримання результатів. Поточні бізнес-стилі використовують "бізнес-блок-лист" для бізнесу, а не "відступ", який використовується для менш офіційних листів.
Створити бланки
Бланк надає вашу інформацію, включаючи ваше ім'я, назву компанії (якщо застосовується), адресу та іншу контактну інформацію, таку як номер телефону, факсу та електронної пошти. Більшість комп'ютерних програм обробки текстів відкривають розділ "заголовок", двічі натиснувши на верхній дюйм сторінки пустого файлу. У стилі блоку немає відступів або центрування інформації. Це лише блок інформації вздовж лівого поля. Цей заголовок використовується лише на першій сторінці.
Якщо ви не можете створити бланку в розділі заголовка, у вас є два варіанти. Перемістіть бланку в основний корпус як перший блок або спочатку вкажіть дату контакту між датою та інформацією одержувача.
Дата, адреса та привітання
Дата, адреса та привітання - це перші три блоки в розділі головної сторінки листа. Переконайтеся, що ви не знаходитесь у розділі заголовка, натиснувши на основну сторінку. Перший рядок - це дата, відформатована шляхом написання місяця з наступним днем і роком, наприклад, 10 травня 2017 року.
Зберігайте порожній рядок між датою та адресною адресою одержувача. Включіть "Містер", "Пані" або "Місіс" де це застосовно. Використовуйте повну адресу та контактну інформацію, розміщуючи інформацію про вулицю в одному рядку, а місто - у наступному. Пропустіть рядок для виклику, за яким слідує двокрапка, наприклад "Шановна пані Сміт:".
Форматуйте тіло листа
Між адресою та привітанням, або після привітання, ви могли б включити довідку для листа, що підсумовує цю тему, наприклад, "RE: Positionur." Продовжуйте потім писати тіло листа. Використовуйте 10 або 12 точок консервативних шрифтів, таких як Times New Roman, Cambria або Arial. Абзаци не мають відступу, розташовані на лівому полі і відокремлені одним рядком. Поля повинні бути на один дюйм з усіх сторін документа.
Перехід на другу сторінку
Включіть контактну інформацію лише на першій сторінці листа. Як вже зазначалося, перша сторінка - це єдине місце, на якому має бути бланку з повним ім'ям та адресою відправника. Заголовок другої сторінки повинен вказувати номер сторінки по центру. Ви можете також включити адресата листа на лівому полі, а також дату на правому полі, що допомагає читачеві ідентифікувати документ, якщо дві сторінки колись будуть відокремлені.
Закриття листа
Букви закриваються блоком підпису. Закрийте лист на другій сторінці, використовуючи нейтральні, але дружні, такі як "Щиро" або "З найкращими побажаннями". Закриття супроводжується комою, чотирма пробілами та вашим ім'ям. Включіть свій назву, якщо такий є, під своїм ім'ям. Підпишіть лист блакитним або чорним чорнилом у просторі над вашим ім'ям.
Якщо ви включили що-небудь з листом, таким як резюме або пропозиція, ви хотіли б відзначити, що є "корпус (и)" два рядки під вашим ім'ям.
