Церковна база даних надасть основну інформацію про кожного члена вашої громади одним клацанням миші комп'ютера. Пройшли дні паперових адресних книг, їх секретарські подряпини та перехрестя, коли сім'ї розвиваються та переселяються. Завдяки базі даних все залишається організованим і поточним, що дозволяє обмінюватися контактною інформацією в церковній родині.
Зберіть контактну інформацію кожного, хто відвідує вашу церкву. Ви можете зробити це, роздавши форму для присутніх, щоб заповнити на службі, або за допомогою листів електронної пошти, або дозволяючи відповідь електронною поштою або посилання на сайт онлайн форми, як SurveyMonkey.com.
Для кожної сім'ї обов'язково отримайте їхню назву, адресу, номер телефону та електронну пошту. Ви також можете включити дні народження, дату ювілею та відповідну інформацію про кожну дитину, наприклад вік та особливі інтереси.
Спілкування цілей бази даних Церкви з кожною особою. Запитуйте дозвіл людей перед тим, як включити їх у загальнодоступний файл, і якщо вони не хочуть, щоб їхня інформація була спільною, або зробіть їх "приватним" файлом або залиште їх недоступними.
Запустіть таблицю Excel. Перший стовпець має бути для імен членів сім'ї, а потім другого стовпця для домашньої адреси. Третій стовпець повинен містити номер телефону, четвертий стовпець повинен містити адресу електронної пошти, а останній стовпець може включати будь-які примітки або зауваження, про які повинен знати пасторальний персонал.
Ви також можете створити цю програму у Microsoft Word, Open Office або будь-якій іншій програмі, яка дозволяє створювати файли для друку, але електронні, які можна зберігати на комп'ютері або зберігати на диску.
Збережіть файл після введення всієї інформації. Ця база даних повинна зберігатися де-небудь, де вона легко доступна для тих, хто регулярно її використовує (наприклад, церковний персонал), але не для тих, кому ця інформація не потрібна. Розгляньте можливість розміщення його на загальному жорсткому диску, або пароль, що захищає його, щоб не втручатися в снуперів.
Подумайте про придбання програми бази даних, призначеної для церков, таких як Servant Keeper. Ваша електронна таблиця Excel у цьому випадку буде просто чернеткою. Повторно введіть остаточну організовану інформацію в призначені для програми бази даних. Збережіть свою роботу.
Елементи, які вам знадобляться
-
Комп'ютер з доступом до Інтернету
-
Контактна інформація для всіх прихожан, які хочуть бути включеними
-
Секретар або волонтер для введення даних
-
Такі програми, як Microsoft Excel
-
Програмне забезпечення бази даних (необов'язково)
Поради
-
Зберігати конфіденційну інформацію. Поважайте конфіденційність вашої громади. Перевірте правильність написання імен та цифр телефонних номерів.
Увага
Якщо у вас виникли проблеми з програмним забезпеченням бази даних або вважаєте, що вони порушені, не намагайтеся їх "виправити". Ви можете знищити цінні файли. Замість цього використовуйте номер клієнтської служби, наданий разом із програмним забезпеченням.
