Як ваш бізнес розширюється і стає більш успішним, його система подачі паперу може стати нудною і непрактичною. Тому багато власників компаній вибирають базу даних. Хоча бази даних допомагають організаціям працювати більш гладко, вони не позбавлені недоліків. Створення бази даних може бути дорогим і трудомістким. Технічні проблеми можуть призвести до значних збитків. Крім того, компанія повинна витрачати час на навчання співробітників для використання нової бази даних.
Дизайн, що споживає час
Перетворення з паперових файлів на систему електронних баз даних може бути складним, важким і тривалим часом. При переході до бази даних необхідно дотримуватися декількох кроків. Керівник проекту повинен визначити мету бази даних та зібрати всю інформацію, яку необхідно організувати. Дизайнер баз даних повинен створити необхідні таблиці, які розділять інформацію, вказувати первинні ключі, встановлювати відносини між таблицями, вдосконалювати дизайн і застосовувати правила нормалізації, які запобігають збереженню надлишкової інформації в різних місцях. Залежно від рівня кваліфікації, розробка бази даних може тривати від декількох днів до декількох тижнів.
Технічні проблеми
Іноді в базі даних можуть виникати помилки, які завдають шкоди практично всієї інформації в ній. На відміну від паперових файлів, якщо помилка в базі даних, вона може мати ефект доміно. Малі прорахунки можуть призвести до необхідності капітального ремонту системи. Регулярні резервні копії мають вирішальне значення для обмеження потенціалу пошкодження.
Дорого
Перетворення в базу даних може бути дуже дорогим. Власник бізнесу зазнає кількох витрат. Чим складніше дизайн баз даних, тим більше він буде коштувати. Компанія повинна придбати програмний пакет, що забезпечує максимальну гнучкість для спеціально розробленої бази даних і дозволяє розвиватися. У багатьох випадках власник бізнесу повинен буде найняти професіонала, щоб забезпечити правильність роботи. Вона повинна інвестувати достатньо коштів у планування структури бази даних для забезпечення кращої продуктивності.
Необхідне навчання
Перетворення в базу даних означає, що власник підприємства повинен навчити співробітників використовувати нове програмне забезпечення. Співробітники повинні час відходити від своїх нормальних функцій роботи, щоб бути навченими. Власник бізнесу також може найняти інструкторів для проведення навчальних занять. Деякі працівники можуть бути стійкими до нових технологій. Навчання може тривати від декількох годин до декількох днів, а повне прийняття технології може зайняти набагато більше часу. Залежно від того, скільки часу знадобиться співробітникам навчитися орієнтуватися в системі, навчання і прийняття можуть зменшити продуктивність.
