У певний момент у вашій кар'єрі, ймовірно, вам доведеться написати бізнес-звіт. Бізнес-звіт зазвичай стосується конкретного проекту або компонента компанії, представляє ваші висновки та надає рекомендації читачеві.
Планування та написання належного бізнес-звіту, який досягає цільової аудиторії та мотивує своїх читачів, бере планування, дослідження та прихильність до успіху звіту. Хоча конкретний стиль написання бізнес-звітів, який ви використовуєте, повинен відображати ваш особистий стиль та особистість, а також особистість компанії, є корисні поради, які кожен може використовувати.
Пояснення Мета звіту
Кілька порад з написання звітів є не менш важливими, ніж визначення та уточнення мети звіту. Робіть це якомога раніше в доповіді, щоб не витрачати час і енергію на непотрібні питання. Зберіть всю інформацію, необхідну для отримання достовірного звіту. Іноді це може означати розмову з залученими людьми, або це може бути так само залучене, як проведення дослідницького проекту.
Приклад:
У цьому звіті розглядаються маркетингові методи, які ми використовували протягом останніх п'яти років для придбання нових клієнтів. Базуючись на аналізі методів, витрачених коштів та кількості нових клієнтів, які ми придбали, ми хотіли б порекомендувати три конкретні види маркетингу.
Організуйте всю відповідну інформацію
Переконайтеся, що ви обмежуєте інформацію лише для цілей бізнес-звіту. Не дозволяйте розширити обсяг звіту, оскільки це може зірвати з вашого формату бізнес-звіт. Якщо мета звіту полягає в тому, щоб рекомендувати три специфічні теми маркетингових методів, зосередьтеся на цих трьох методах та відповідній інформації.
Приклад:
Як ви бачите на основі моїх досліджень, це три найкращі маркетингові методи, які я рекомендую. Вони є найбільш рентабельними для залучення найбільшої кількості нових клієнтів.
Знайти аудиторію формату звіту про бізнес
Вам потрібно зрозуміти, до кого ви пишете, а також для того, щоб визначити, як найкраще звернутися до цієї аудиторії. Визначте тон, ставлення та акцент, спрямований на ваших читачів. Хоча ви завжди повинні бути професіоналом у своєму стилі написання бізнес-звітів, рівень деталізації, який ви включаєте, може змінюватися залежно від того, хто читає звіт.
Якщо ви звертаєтеся до керівників корпоративних компаній високого рівня, ви можете включити більш точні цифри та дослідження та детальніше описати їх. Якщо ви звертаєтеся до маркетингової команди, яка розуміє маркетинговий жаргон, ви можете використовувати формат бізнес-звітів, який має більш спокійний тон і говорить про методи, які ви використовували в минулому.
Мотивуйте свою аудиторію
Складіть бізнес-звіт за допомогою сильних слів, які будуть мотивувати вашу аудиторію. Створюйте ефективні, добре організовані речення, але залишайтеся вірними своєму особистому стилю написання бізнес-звітів. Деякі аудиторії можуть сканувати звіт, тому вибирайте формат бізнес-звітів з маркованими пунктами, великою кількістю пробілів, хорошими заголовками, субтитрами та короткими абзацами.
Приклад:
Три методи маркетингу вбивць
Ми можемо отримати на 35 відсотків більше клієнтів і заощадити гроші, використовуючи три наступні методи вбивства:
- Щомісячні бюлетені електронної пошти, що надають корисний контент.
- Щоквартальні акції в магазині.
- Реклама в місцевій газеті.
Коректура перед відправкою
Один з найбільш важливих порад з написання звітів - це доведення, редагування та перегляд до розповсюдження звіту. Наявність другого набору очей, що читається у звіті, є відмінним способом переконатися, що ваше повідомлення зрозуміле. Залиште багато часу, щоб редагувати та переглядати звіт до закінчення терміну. Не поспішайте з цим кроком. Під час розповсюдження звіту переконайтеся, що всі документи та додатки включені і що кожен отримує їх.
