Абоненти можуть залишати повідомлення на голосовій пошті з різних причин. Деякі повідомлення можуть бути дружніми нагадуваннями про важливу ділову інформацію та контакти. Те, що ви говорите у повідомленні голосової пошти, будь то персональна голосова пошта або голосова пошта компанії, відіграватиме важливу роль у тому, яку інформацію ви отримуєте від абонентів. Існує деяка основна інформація, яку ви завжди повинні включати до голосової пошти.
Вихідне повідомлення
Перше, що потрібно зробити при виході з вихідного повідомлення - це ідентифікувати ваше ім'я, організацію та номер телефону. Друга річ, яку ви повинні зробити, це звернутися до вашої доступності. Наприклад, ви можете сказати, що ви недоступні і дайте час і день, коли ви повернетеся. Нарешті, детально опишіть тип інформації, яку ви хочете повернутися на голосову пошту, наприклад, ім'я, компанію, номер і, можливо, повідомлення. Типова вихідна голосова пошта може звучати так: "Я Боб Сміт з компанією Sampson, Inc. за номером 555-555-5555. Я не буду доступний до 4 години сьогодні, але, будь ласка, залиште своє ім'я, компанію та номер, і я швидко поверну телефонний дзвінок. Дякуємо. ”Не забувайте бути короткими і дайте чіткі, стислі інструкції абоненту.
Уникайте проблем
Абоненти можуть іноді називати неправильні номери. Не вказавши своє ім'я, організацію та номер телефону на своєму вихідному повідомленні, ви можете часто отримувати повідомлення, які не призначені для вас. Вказуючи цю інформацію, переконайтеся, що абонент знає, що вони дійшли до потрібної особи або набрали правильний номер. Ви можете або не бажаєте заохочувати свого абонента залишити повідомлення. Якщо ви не закликаєте їх залишати повідомлення, вам буде важко судити про важливість телефонного дзвінка. Якщо ви отримуєте численні повідомлення голосової пошти, ці повідомлення важливі для того, щоб визначити, які телефонні дзвінки потрібно негайно повернути і як підготуватися до зворотного телефонного дзвінка. Якщо ви заохочуєте повідомлення, ви повинні попросити абонента бути коротким або підсумувати повідомлення. Голосові листи з довгими поясненнями до повідомлення можуть стати громіздкими або бути не потрібними, таким чином витрачаючи ваш час.
Додати електронну пошту, соціальні медіа
Оскільки в соціальних мережах надходить багато інформації, можливо, варто розглянути можливість додавання контактної інформації в Інтернеті до вихідного повідомлення. Завдання у відмові від контактів із соціальними медіа - це змусити абонента зрозуміти, де його залишити. Це може зажадати від вас вказати своє ім'я і не припускати, що він знає. Якщо ви хочете, щоб абонент залишив повідомлення на вашу адресу електронної пошти, ви можете сказати: "Ви можете залишити мені адресу електронної пошти в Бобу Сміта в Sampson dot com," або "Ви можете залишити повідомлення на bobsmith на sampson dot com. ”Використовуйте своє найкраще рішення, але написавши своє ім'я та назву вашої компанії, викликуючий отримує найкращий випадок для отримання правильної інформації. Це не дуже гарна ідея згадати URL-адреси, наприклад, для Facebook або Twitter, тому що вони можуть бути заплутаними. Якщо ви вважаєте, що це найкращі місця, щоб залишити повідомлення, скажіть у своєму вихідному повідомленні: "Ви також можете залишити мені повідомлення на моїй сторінці на Facebook."
