Документи політики та процедур компанії є ключовим фактором у підтримці ефективності, послідовності та чіткого спілкування. Деякі компанії вирішують створювати індивідуальні документи для різних процедур, а інші збирають всі політики та процедури в один посібник, який вони представляють кожному працівнику. Добре задокументована політика та процедури забезпечують вигоди працівникам, клієнтам та компанії.
Встановіть очікування
Політика компанії часто встановлює очікування щодо поведінки працівників на такі теми, як відвідуваність, своєчасність, дрес-код, правила безпеки та багато іншого. Документи щодо політики та процедур часто визначають відповідальність компанії перед своїми працівниками, включаючи працевлаштування за рівними можливостями, відпустку та відпустку, сімейний відпустку, тощо. працівник погоджується дотримуватися правил, викладених у посібнику. Деякі компанії вимагають від нових співробітників підписати форму, в якій зазначено, що вони отримали посібник.
Заохочуйте ефективність
Найбільш ефективним способом досягнення мети є кінцева основа процесів компанії. Це може бути не найпростішим або найшвидшим способом, але це найменш трудомісткий спосіб досягнення мети, не жертвуючи якістю, ризикуючи або ігноруючи будь-які нормативні вимоги. Теоретично, якщо кожен працівник дотримується встановленої процедури для кожного завдання, то кожен раз компанія буде виконувати всі цілі найефективнішим способом. Насправді, бажана процедура може бути неможлива кожного разу, тому багато процесів фактично включають специфічну політику щодо того, як впоратися з такою ситуацією. Це може включати схвалення з більш високого рівня або просто додаткову документацію.
Заохочуйте послідовність
Послідовність зазвичай породжує ефективність. Коли люди роблять все так само кожен раз, вони в кінцевому підсумку зможуть завершити процес за короткий проміжок часу, а це означає, що вони можуть зробити більше роботи за той же період часу. Послідовність також породжує довіру. Послідовні методи запевняють клієнтів, що компанія буде обробляти їхні рахунки з однаковою турботою та точністю під час кожної взаємодії. Послідовність допомагає співробітникам і клієнтам знати, чого очікувати, коли стикаються з даною ситуацією.
Залишайтеся правовими
Закони, регулюючі органи або страхові компанії вимагають від компаній документувати та поширювати деякі процеси та процедури. Наприклад, більшість штатів вимагає від компаній мати певний процес обробки претензій щодо компенсації працівників і переконатися, що всі працівники знають, як працює цей процес. Страхові компанії та регуляторні органи, такі як OSHA, вимагають від компаній деталізувати політику безпеки, особливо у виробничих умовах. Включення цієї інформації в процес і процедурний документ дозволяє компанії задовольняти вимоги до розподілу.
Ефективно спілкуватися
Компанія може мати багато співробітників, численні місця та / або працівники, які працюють у різних змінах. Співробітники вийдуть з компанії і до компанії приєднуються нові співробітники. Найпростіший спосіб передати очікування та процеси всім працівникам, не втративши нікого, залишивши інформацію або невідповідність, - це писати та поширювати формальний документ про політику та процедуру. Забезпечення того, щоб кожен мав доступ до тієї самої інформації, також допомагає захистити компанію від необґрунтованих позовів про незаконне припинення.
