Документ сфери проекту має важливе значення для уточнення результатів проекту, незалежно від того, чи проект розробляє програмне забезпечення або озеленяє двір. Документ масштабу проекту часто створюється менеджером проекту або аналітиком, який тісно співпрацює з клієнтом та іншими членами команди проекту. Як тільки сфера буде завершена, вона повинна бути переглянута з клієнтом, командою та керівництвом, щоб переконатися, що вона точна, всі зацікавлені сторони погоджуються з цим, а результати проекту відповідають потребам клієнтів. Обсяг повинен бути схвалений клієнтом і членами вашої організації відповідно до вашого процесу розробки.
Підготовка до огляду проекту
Створіть список всіх клієнтів і членів команди, які повинні переглянути документ сфери застосування. Ознайомтеся з документами щодо ініціювання проекту або проконсультуйтеся з керівником проекту, щоб зібрати цю інформацію.
Налаштуйте зустріч і запросіть всіх членів команди. Зустріч може бути особисто, або може бути віртуальною залежно від структури та технології вашої організації.
Надіслати завершений документ у список. Надішліть його за кілька днів до зустрічі, щоб дати учасникам достатньо часу для розгляду.
Зробіть копії документа, щоб вивести їх на фізичну зустріч. Навіть якщо ви плануєте показувати електронну копію на проекторі або подібному пристрої, деякі з ваших учасників можуть бути більш комфортними, працюючи з друкованою версією.
Проводити огляд об'єктів з клієнтами та членами команди
Зустрічайтеся з клієнтами та командою. Прочитайте документ, особливо ті області, які є більш складними або більше піддаються інтерпретації. Незважаючи на те, що ви відправили документ заздалегідь, очікуйте, що більшість учасників не написали його.
Зафіксуйте будь-які невирішені питання або зміни в області документів.
Оновити сферу з відповідями на запитання та інші зміни, а також надіслати їх клієнтам та членам проектної групи, запитавши про підписання та затвердження документа.
Поради
-
У деяких організаціях вам може бути важко запланувати засідання, на яких кожен може брати участь. Дізнайтеся людей, які зобов'язані обов'язково відвідувати людину, і розкладіть графік навколо своїх календарів. Слідкуйте за іншими особами, які не можуть відвідувати електронну пошту чи телефонні дзвінки, щоб дізнатися, чи є у них коментарі щодо документа про сферу застосування.
