Як правило, перші люди, яких ви бачите при вступі в офіс, є важливим представником компаній, для яких вони працюють, та інших професіоналів в офісі. Спостереження за діловим етикетом є основною частиною роботи адміністратора, але різноманітні і змінюються думки про те, що є гарними манерами, ускладнює для адміністратора або керівника визначення відповідної поведінки.
Значення
Важливість рецепціонера як особи, яка надає перше враження абонентам і відвідувачам, важко переоцінити. Секретарка з поганими манерами встановлює негативні тони перед зустріччю і не може викликати довіру до потенційних клієнтів. З іншого боку, адміністратор, який дотримується ділового етикету, дає сильне відчуття професіоналізму та ефективності. Це не тільки підвищує імідж компанії для аутсайдерів, але й допомагає іншим працівникам відчувати себе так, ніби їх офіс є професійним місцем для роботи.
Типи
Приймачі представляють своїх роботодавців різними способами. Відповідаючи на телефонні дзвінки і вітаючи відвідувачів, це дві найпоширеніші обов'язки для адміністраторів, і обидва вимагають належного етикету. Політика компанії може вимагати, щоб адміністратори використовували заздалегідь визначений телефонний сценарій при отриманні викликів і контактах з різними типами клієнтів. В інших випадках адміністраторам дозволено використовувати власне розсуд у вирішенні кожної взаємодії з іншим, хоча і відповідним, рівнем формальності та професіоналізму. Особи, які працюють в офісі, іноді передають додаткові правила адміністратору, наприклад, коли і як адміністратор може зв'язатися з ними.
Навчання
Хоча деякі офіси вимагають, щоб адміністратори пройшли середню школу або коледж, більша частина етикетного навчання в адміністратора відбувається на роботі. Реєстратори можуть почати роботу в офісі з позицією, яка не вимагає взаємодії, наприклад, роботу з введення даних або помічник офісу. Увага до політики компанії та поведінки адміністраторів може позначати нових працівників на першій позиції в приймальному відділенні, яка буде генерувати досвід, який може бути корисним для працевлаштування інших працівників.
Міркування
Кожна галузь та офіс мають свої правила етикету адміністратора. Деякі офіси вимагають формального режиму одягу та мови. Інші накладають більш невимушену форму етикету, щоб зробити клієнтам відчуття розслабленості та вітання. Зв'язок між новим адміністратором і керівниками є дуже важливим, щоб кожен знав, чого очікується. Як адміністратор, якщо ви не впевнені в етикеті для конкретної ситуації, ввічливо вибачте себе і попросіть керівника або старшого адміністратора, як вам відповісти.
Поради
Незважаючи на те, що кожен офіс відрізняється, адміністратори все ще можуть скористатися деякими такими ж порадами. Багатозадачність має важливе значення для ефективної роботи, але коли хтось входить до офісу, важливо приділити їй повну увагу. Це означає, що виставляти дзвінки на утримання або швидко виконувати їх, встановлюючи папір і здійснюючи прямий контакт з очима. Робочий простір адміністратора повинен бути вільний від перешкод, щоб спроектувати більш професійну поведінку, а також полегшити виконання простих завдань, таких як пошук інформації та пропозиція комусь пером заповнити форму. Нарешті, коли хтось веде до офісу, адміністратор повинен завжди брати на себе ініціативу, щоб забезпечити гостя, що його присутність дозволена, і врятувати його від збентеження, не знаючи, куди йти.
