Запит на схвалення для проекту або великої покупки може бути нервовим і розчаровувати. Тим не менш, з правильним формулюванням і ставленням, ви, швидше за все, отримати добро, що вам потрібно. Дослідження також є ключовим: ви повинні точно знати, що вам потрібно, знати, яким буде вплив на вашу компанію і бути в змозі пояснити це в терміни, які ваш начальник може зрозуміти. Конкретний і добре написаний лист прохання може пройти довгий шлях до того, як ваша ідея або проект стане реальністю.
Дослідження Вашої пропозиції
Першим кроком у будь-якому процесі затвердження є дослідження того, що вам потрібно. Якщо ви просите новий транспортний засіб компанії, досліджуйте, який саме транспортний засіб ви хочете, скільки він буде коштувати і як він відповідає потребам компанії. Не роблять загального твердження про те, що ви хочете схвалити. Одержувач вашого листа, швидше за все, вирішить у вашу користь, якщо з вашого листа ясно, що ви доклали зусиль, щоб з'ясувати, що краще для компанії. Що більш важливо, чим більш конкретними ви є, тим більше ймовірність того, що їй буде зручно давати вам дозвіл на проект або покупку, тому що вона буде точно знати, що ви будете робити після схвалення.
Правильно відформатуйте лист
Почніть з звернення до свого боса по імені та назві (наприклад, віце-президент Сміт). Якщо ви випадково не знаєте, хто буде читати лист, зверніться з листом до назви особи (наприклад, «Шановний комісар»). Однак персоналізація є важливою, тому зробіть все можливе, щоб дізнатися ім'я та правильну назву особи. Часто це можна знайти на веб-сайті організації або піднявши телефон і запитавши ім'я особи.
Далі введіть покупку або пропозицію, яку потрібно затвердити. Спробуйте зробити це в першому реченні вашого листа. Це дозволить читачеві мати чітке уявлення про те, що ви пропонуєте відразу, і дати їй контекст для решти листа. Це також дозволяє їй знати, що ви знаєте точно, що ви хочете.
Приклад:
Шановний керівник Каннингем,
Похідна група Castle Rock потребує нових форм.
Наведіть докладні приклади
Далі, поясніть, чому слід вжити заходів, які ви пропонуєте. Навіть якщо здається очевидним, чому необхідна покупка, детально поясніть її причини. Якщо одержувач вашого листа не побачить вагомих причин для дії, що пропонується в листі, він не зможе. Для цього потрібно зробити лише кілька речень.
Приклад:
Ми останній раз придбали уніформу в 1992 році, а поточна колекція дуже потертої.
Продовжуйте, перелічивши всі причини, чому пропозиція була б корисною для вашої компанії.Мова йде про те, що ваша робота буде робити для компанії, а не про те, чому ви особисто думаєте, що пропозиція є важливою.
Приклад:
Оркестр представляє нашу школу в парадах, футбольних матчах та інших спільнотах. Нові уніформи поставили б нашу школу в набагато більш позитивний світ.
Тепер нам доводиться платити щорічній пошивній компанії тисячі доларів на підтримку наших старих форм. Нові видалили б ці збори.
Нові сучасні обмундирування значно збільшили б моральний дух всієї групи, що, як правило, призводить до вищих класів для всіх студентів-членів.
Завершення з цінною інформацією
Завершіть свій лист зі своїм ім'ям, адресою електронної пошти та номером телефону і запросіть читача зв'язатися з вами з будь-якими питаннями щодо листа або пропозиції. За необхідності, також зазначте дату, на яку ви сподіваєтеся, що у вас буде відповідь на ваш запит. Коли ви закінчите з листом, вона не повинна перевищувати однієї сторінки, якщо ви не маєте дуже вагомих причин продовжувати роботу на другій сторінці (наприклад, дуже складна пропозиція, яка потребує тривалого пояснення або довгого списку причин, чому Ваш запит буде корисним).
Приклад:
Якщо у Вас виникли питання, я з радістю зустрінеться з Вами в будь-який час.
Дякую,
Бен Уоррен, директор, [email protected] 555-1234
Остаточні поради
Завжди пишіть поважним і формальним способом. Наприклад, замість того, щоб сказати: "Було б здорово для компанії, якби ми могли купити кілька нових принтерів," напишіть щось на кшталт: "Якщо компанія придбала п'ять нових принтерів, це виграло б у прикладі Corp., тому що …" Якщо це ще не потрібно, розгляньте можливість надрукувати та надіслати свій лист замість того, щоб відправити його вашому одержувачу. Вона покаже, що ви дійсно піклуєтеся про вашу пропозицію і зробите більш імовірним, що він пам'ятає своєчасно відповісти на лист.
Зверніть увагу, що добре написаний лист-схвалення може не допомогти вам нікуди - ваш одержувач може вирішити, що сама пропозиція є проблемою. У такому випадку вам доведеться придумати цілком нову ідею або відкласти час, поки ви не зможете спробувати знову.
