Зустрічі відбуваються майже скрізь, де є люди. Церкви, школи та підприємства проводять зустрічі з тієї чи іншої причини. Коли протоколи беруться належним чином, їх можна легко передати іншим учасникам зустрічі, які знову повинні почути щось особливе, особливо через день або два після зустрічі. Наскільки ми можемо спробувати, ми ніколи не запам'ятаємо все. Тому важливим є прийняття протоколу на зустрічі.
Взяття хвилин
Перевірте, чи ваш бізнес, церква чи школа мають необхідний формат для прийняття протоколу зустрічей. Деякі місця бізнесу мають певний спосіб, як їм подобається робити речі, навіть якщо це трохи відрізняється від стандарту. Переконайтеся, що ви дотримуєтесь запитаного формату.
Сядьте на місце, де можна побачити і почути кожного. Важко записати протокол, коли ви шукаєте, хто сказав що. Сидячи в центральному місці краще, якщо кімната досить велика, без посилення. Сядьте в передній частині кімнати, коли великі групи використовують мікрофони.
Напишіть дату на папері. Підготуйте свій папір і ручку до початку зустрічі, щоб запобігти втраті чогось важливого на початку. Також запишіть, якщо ця зустріч стосується певної теми або проблеми. Крім того, швидко записати розташування сидіння, якщо членів відносно мало. Це також допоможе вам пізніше, коли ви приймете до уваги того, хто що сказав.
Записуйте всіх, хто є там. Переконайтеся в тому, щоб записати відповідального за зустріч, а також тих, хто з тих чи інших причин не міг бути присутнім. Якщо це можливо, заздалегідь підготуйте тему теми, щоб дати вам щось, чого ви можете дотримуватись, приймаючи протоколи під час зустрічі.
Запишіть, хто сказав що, ідеї або теми обговорення і рішення з цих дискусій. Якщо відбудеться голосування, запишіть, хто подав голосування, хто його підтримав, а також те, яким був результат голосування, як, наприклад, 4 ні. До 9 так.
Не записуйте абсолютно все, що сказано під час зустрічі. Просто запишіть ідеї та теми в резюме. Ви будете зводити з розуму, якщо намагатимете записати кожне слово, яке каже кожна людина.
Скопіюйте свої протоколи якнайшвидше після зустрічі. Це запобігає помилкам і втратам пам'яті. Переконайтеся, що двічі перевірте правопис, перш ніж друкувати протоколи та передавати їх тим, хто був на зустрічі.
