Коли ви запускаєте або керуєте компанією, яка спирається в основному на придбання товарів або сировини, ви повинні ознайомитися з процесом закупівель. Процес купівлі передбачає ряд кроків, які гарантують, що ви отримаєте потрібні пункти, коли вони вам потрібні. Плануйте заздалегідь, щоб ваш процес замовлення було виконано безперебійно.
Попередні рішення
Першим кроком у процесі закупівель є визначення того, що вам потрібно, а також частота, з якою вам знадобляться предмети для вашого бізнесу. Наприклад, якщо ви плануєте замовляти канцелярські товари, вирішіть, чи потрібно перевпорядковувати щотижня, щомісяця або тільки коли ви досягнете певного рівня запасів. Ви також повинні визначити, скільки ви можете дозволити собі витратити на предмети, які потрібно придбати, щоб ви могли обговорити ставки з постачальниками.
Зв'яжіться з постачальниками
Після того, як ви знаєте, що вам потрібно, ви повинні зв'язатися з постачальниками, які можуть надати вам те, що вам потрібно. Зателефонуйте різним постачальникам, щоб просити каталог або ціновий лист з деталізацією різних елементів у вашому списку. Домовляйтеся про домовленості постачальників з кожною компанією, з якої ви хочете замовити, щоб визначити точні умови угоди. Умови включають, хто платить за доставку, графік знижок або вартість за кожну статтю, а також кількість днів, які ви можете чекати, щоб оплатити замовлення (зазвичай 30 або більше днів).
Надіслати замовлення на купівлю
Як тільки ви дізнаєтеся, що ви хочете придбати, наступним кроком є подання вашого замовлення на купівлю до постачальника. Замовлення на купівлю - це форма, в якій перелічено інформацію про вашу компанію, а також інформацію про постачальника, а також повний список деталей, які ви бажаєте замовити. Замовлення на купівлю можна надіслати поштою, факсом або електронною поштою.
Надіслати платіж
Після того як Ви отримаєте своє замовлення від постачальника, Вам необхідно виконати свою сторону угоди про купівлю. Постачальник надсилає вам рахунок-фактуру із зазначенням загальної суми заборгованості, в якій вказано дату платежу відповідно до первинної угоди. Надішліть оплату постачальнику протягом часу, встановленого вашим договором, через перевірку бізнесу або кредитну картку. Переконайтеся, що перед оплатою рахунку ви отримали всі замовлення.
