Кілька ситуацій є більш незручними, ніж потрібно сказати працівникові або клієнту: "Ні". Ділові люди часто відчувають, що відмова від виконання вимог створює погані почуття щодо них і бізнесу, які можуть вплинути на майбутні продажі. Гірше того, коли клієнт або працівник звертається до рішення, ви можете виявити, що вам не доведеться говорити ні раз, а не двічі. У цей момент письменник стурбований правильним тоном використання і тим, скільки інформації потрібно розкрити, щоб переписка не викликала подальших розслідувань або навіть юридичних дій.
Отримати шматок фірмового бланка для використання у відповіді. Відповідь на звернення представляє останнє слово з цього питання, і використання офіційного бланку допомагає передати враження авторитету.
Введіть дату, пропустіть пробіл і введіть повне ім'я та адресу одержувача.
Пропустіть інший пробіл, введіть "Шановний містер / Ms.(insert name)", за яким слідує двокрапка. Якщо ви відчуваєте, що необхідна особлива стійкість, опустіть "дорогий" і просто введіть ім'я одержувача. Пропустіть інший простір.
У першому пункті негайно повідомте одержувачу, чи задоволено її апеляцію, і поясніть, чому вона отримала своє прохання.
Якщо ви не надаєте апеляцію, подякуйте одержувачу за її інтерес до вашого бізнесу або за її важку роботу, а наприкінці абзацу дайте їй погані новини. Позиціонування поганих новин наприкінці абзацу дає можливість спочатку пом'якшити удар, що допомагає зберегти доброзичливість одержувача. Пояснити обґрунтування для короткого відмови у поданні; уникайте надати стільки деталей, що одержувач може вивчити політику, а другий - здогадатися.
Надайте будь-яку додаткову інформацію про подальше спостереження у другому абзаці. Якщо ви відхилили апеляцію, дайте їй знати, що ваше рішення є остаточним і що справа закрита.
Введіть "З повагою" або "З повагою" і пропустіть три пробіли. Надрукуйте лист і підпишіть над вашим ім'ям синьою або чорною фарбою. Збережіть копію листа для ваших записів.
Надішліть листа сертифікованою поштою, щоб зберегти запис вашої відповіді та доказ того, що одержувач отримав лист. Цей запис може бути важливим, якщо справа звертається до суду.
