Власники бізнесу повинні бути ретельними з кожним аспектом своєї діяльності. Недбалі або ледачі підприємці втрачають час і гроші, сортуючи через вільні кінці; Крім того, якщо бізнес-записи та системи обліку не є точними, власник може бути обвинувачений у порушенні державного та федерального трудового законодавства. Однією з таких систем, які мають бути точними, є система нарахування заробітної плати.
Створення точних звітів за рік до дати доходів працівників
Система нарахування заробітної плати повинна вміти зберігати та генерувати точні звіти про доходи співробітників. З точки зору власника бізнесу, можливість генерувати звіти про доходи з початку року дає змогу трохи полегшити подачу бізнесу: сума, яка використовується для розрахунку податкових відрахувань на витрати підприємства щодо працівників (зокрема, доходу працівника), може бути легко доступною. З точки зору працівника, можливість звернутися до роботодавця з записом про його доходи може бути критичною для забезпечення позик або державної допомоги (наприклад, допомоги з інвалідності або безробіття).
Створення заробітної плати та заробітної плати
Не менш важливою метою будь-якої системи нарахування заробітної плати є генерування зарплат і заробітної плати. Комп'ютеризація цього завдання зберігає час і гроші менеджерів і власників бізнесу; замість того, щоб переглядати картки часу вручну і обчислювати суму перевірки на основі відпрацьованих годин, система нарахування заробітної плати повинна бути розроблена таким чином, щоб автоматично обчислити ці цифри. Співробітники також цінують своєчасну систему нарахування заробітної плати: вона зменшує занепокоєння щодо прийому чеків вчасно і будь-якої тривоги щодо отримання чека на неправильну суму.
Допоможіть власникам дотримуватися трудового законодавства
Система нарахування заробітної плати повинна полегшити дотримання державного та федерального законодавства про працю, і в той же час допомогти власникові зменшити накладні витрати. Наприклад, федеральний закон зобов'язує працівників отримувати оплату понаднормово, якщо вони працюють понад 40 годин за один робочий тиждень.
Система заробітної плати повинна автоматично враховувати оплату понаднормової роботи. Це допомагає роботодавцям залишатися в межах закону, коли приходить час платити за понаднормову роботу. Крім того, оскільки роботодавець може використовувати систему для перевірки кількості годин роботи працівника, роботодавець може переводити графіки, щоб уникнути оплати додаткового понаднормового часу (тим самим допомагаючи роботодавцю знижувати витрати).
Крім того, система нарахування заробітної плати повинна мати можливість друкувати податкові форми та інші необхідні для держави цифри (наприклад, суми FICA), щоб полегшити виконання законодавства про працю.
