Для того, щоб справити гарне враження під час написання менеджеру в бізнесі, потрібно створити чіткий, стислий, професійний вигляд та звучання документа. Ділові листи є більш формальними, ніж електронні листи, і вони зазвичай дотримуються специфічних протоколів. Спосіб формування, адреси та відкриття листа визначає враження отримувача від вас; таким чином, забезпечте збереження професійних стандартів, тому зміст листа сприймається серйозно.
Введіть повну поштову адресу у верхній частині сторінки. Форматуйте свою адресу, як на конверті з місцем, штатом і поштовим індексом, у другому рядку за номером вашого імені та вулиці. Ви також можете вказати свій номер телефону та адресу електронної пошти безпосередньо за адресою.
Напишіть дату в рядку відразу ж за адресою. Напишіть дату повної дати, наприклад, 14 березня 2011 року, а не 3/14/11. Дату разом з рештою листа слід залишити виправданим.
Пропустіть чотири рядки після дати та напишіть адресу менеджера, який отримає ваш лист. Це дещо інше, ніж ви перерахували власну адресу. Перший рядок цього розділу має бути ім'ям менеджера, якому адресовано ваш лист. Наступною лінією буде точна позиція менеджера у компанії, а за ним - назва компанії на третьому рядку. Далі йде поштова адреса менеджера, включаючи місто, штат і поштовий індекс. Не вказуйте його номер телефону чи адресу електронної пошти.
Пропустіть один рядок, а потім напишіть своє привітання, наприклад, "Шановні пані Стівенс" або "Шановний містер Джонс". Після привітання повинна йти товста кишка.
Напишіть решту вашого листа.
