Облікові записи кредиторської заборгованості є важливими документами для фізичної або юридичної особи. В ідеалі, ваш бізнес повинен запровадити систему зберігання або подачі документів, яка дозволяє власникам та іншому персоналу отримувати чеки та записи активів і рахунків у разі потреби. Незважаючи на те, що вашому бізнесу не потрібно постійно зберігати записи про свою кредиторську заборгованість, воно має зберігати їх не менше 10 років.
Десятиліття записів
Як довго ви повинні зберігати свої бізнес-записи у файлі, залежить від дій, витрат або подій, які записує документ, повідомляє Служба внутрішніх податків. Документи, що стосуються операцій і платежів, повинні зберігатися не менше 10 років, повідомляє Financial Web. До таких документів належать банківські виписки, контракти, кредиторська заборгованість та дебіторська заборгованість, а також скасовані чеки.
Ефективне ведення запису
Основною причиною збереження облікових записів кредиторської заборгованості є питання про те, чи є у когось питання про продаж або старий контракт. У таких випадках ви повинні бути в змозі своєчасно знаходити предмети, що стосуються продажу або контракту. Отримання доступу до облікових записів кредиторської заборгованості також є важливим у випадку, якщо клієнт або працівник подають позов на ваш бізнес.
Тримайте IRS Happy
IRS пропонує утримувати записи, які підтримують дохід або відрахування на податкову декларацію, доки не закінчиться термін обмеження для повернення, що є періодом часу, коли ви можете внести зміни до податкової декларації, щоб вимагати кредит або відшкодування. Це означає, що ви повинні мати доступ до облікових записів, щоб можна було задокументувати прибутки або збитки від продажу або вибуття активу протягом тривалого часу, протягом якого актив залишається в експлуатації. Після цього ви повинні зберігати всі записи та надходження, що відносяться до активу, протягом додаткових трьох років, повідомляє QBalance.com.
Більше, ніж рекордери
Щоб максимізувати простір і мінімізувати можливу втрату записів від вогню, крадіжки або знищення, ваш бізнес може захотіти піти безпаперовий. Переводячи рахунки до кредиторської заборгованості в електронну систему подачі документів, ваш бізнес може скоротити адміністративні витрати та час персоналу. Програми доступні в Інтернеті та локально в магазинах офісних товарів. Тарифи застосовуються і варіюються в залежності від програми. Автоматизовані системи кредиторської заборгованості часто забезпечують електронне виставлення рахунків, платіжні послуги та онлайн-відстеження / звітність.
