Підписати або не підписати? Це питання, яке часто виникає, коли зайняті керівники вирішили написати записку. На відміну від ділових листів, які явно вимагають підпису, записки - це інша справа. Чи підписати їх не зрозуміло багатьом молодим менеджерам, які тільки починають працювати у світі бізнесу. Наступні поради допоможуть пролити світло на те, підписати чи не підписати.
Елементи, які вам потрібні
-
Комп'ютер
-
Основна програма обробки текстів
-
Довідник з граматики або книга стилів, тобто книга AP Style
-
Актуальні дослідження, тобто фінансові звіти, бухгалтерські звіти тощо.
-
Словник, тезаурус, програмне забезпечення електронних таблиць (необов'язково)
На поверхні вони можуть здаватися схожими, але між пам'яткою і буквою є багато відмінностей. Листи, написані на фірмовому бланку, є зовнішніми документами. Вони, як правило, звертаються до менших аудиторій, таких як клієнти, постачальники та промислові регулятори. Це робить підпис обов'язковим елементом. Пам'ятки, однак, є внутрішніми і зазвичай розглядаються лише співробітниками компанії. На практиці записки не містять підпису. Однак іноді менеджери мудрі включати свої ініціали поруч із своїм ім'ям у заголовку. Реальний трюк - це знати, коли і коли це робити.
Мета меморандуму допоможе диктувати, підписувати чи ні. По-друге, до електронної пошти, нагадування є основним інструментом, який використовують менеджери для обміну інформацією з працівниками, будь то прості оголошення або ключові відомості про зміни в політиці. Деякі записки мають більш чутливий характер, ніж інші.
Наскільки чутлива інформація? Рутинні нотатки - ті, що стосуються непереборних тем - складають основну частину нагадувань, надісланих менеджерами. Ці типи записок рідко вимагають подальшого спостереження і, як правило, приймаються за номінальною вартістю. Іншим питанням, таким як корпоративні заходи щодо скорочення, зниження користі для здоров'я та ін. Як наслідок, їх обґрунтованість може бути оскаржена. Якщо тема є чутливою, програма-зауважник може започаткувати нагадування, щоб додати її зміст. Але навіть тоді ініціали не потрібні.
Скільки людей отримають записку? Знову ж таки, нотатки іноді надходять до сотень людей, і їх вивільнення може бути трудомістким завданням. У діловому світі час - це гроші. Навіть додавання ініціалів може бути великим завданням. При вирішенні питання про те, чи потрібно починати замітку, запитайте, яке значення додано до цього завдання? Якщо ні, пропустіть.
Поради
-
Блоки підписів сигналізують читачам, що вони досягли кінця листа. Проте, за допомогою записок телеграфуйте закінчення, використовуючи перехідні вирази, що підкреслюють висновок, наприклад, "закриття" або "нарешті".
Увага
Пам'ятайте, чи пишете записку або лист, з підписом або без нього, це може бути юридично обов'язковий документ. Ніколи не поспішайте з будь-якою кореспонденцією. Ви можете отримати себе і свою компанію в гарячій воді.
