Ми всі працювали в хаотичних офісах - папери та інші матеріали зібралися в штабелі, співробітники розчаровані і не впевнені в своїх обов`язках, а керівництво не задоволене тим, що персонал робить. Як ви можете змусити офіс працювати гладко? Наявність чітких процедур для персоналу, який слідкує, допоможе всім іншим дістатися на місце - у вас буде чистіший офіс, більш щасливий і продуктивний персонал, і кращі менеджери в найкоротший час.
Елементи, які вам потрібні
-
Комп'ютер
-
Папір
-
Ноутбук
Створити протокол
Досліджуйте сфери діяльності організації, які є незрозумілими, написавши анкетуючий і геодезичний персонал. Запитайте працівників про те, про що вони незрозумілі, чи це їхня роль і обов'язки, кому вони повідомляють, або як правильно виконувати певні процедури.
Створіть посібник для працівників на основі того, на чому працівники потребують уточнення. Також включайте стандартну політику компанії, включаючи інформацію про офісне середовище. Персонал повинен знати, що папери повинні бути подані своєчасно, щоб виправити їх перед від'їздом з роботи, і зробити свою частину для створення чистого робочого простору.
Створюйте стандартні операційні процедури або SOP. СОП є письмовими інструкціями, які визначають, хто, що, де, чому і як виконується кожне завдання. Створіть СОП для кожного завдання, за яким потрібно дотримуватися персонал. Включіть абзац з резюме про процес, покрокові інструкції, як це зробити, і список ресурсів, якщо вони потребують додаткової інформації. Включіть дату в майбутньому, від 6 до 12 місяців, коли ця SOP буде переглянута та оновлена. Також вкажіть ім'я та контактні дані особи в організації, яка відповідає за цю процедуру - таким чином, співробітники знають, до кого звертатися для отримання додаткової інформації. Розмістіть всі СОП у блокноті та зробіть це доступним для всіх співробітників, щоб вони шукали процедуру, якщо їм потрібно щось перевірити. Напишіть нові СОП для нових процедур, які виникають, і додайте їх до книги.
Поїзд персоналу і організувати
Дайте керівництву співробітника всім нинішнім співробітникам, як тільки він закінчить, і новим співробітникам, коли вони будуть найняті. Працівники можуть покращити роботу офісу, якщо вони знають, що від них очікується.
Навчайте працівників у всіх СОП, які застосовуються до них. Попросіть персонал, який несе відповідальність за процедуру, навчати інших співробітників один на один або в групі. Підготовка персоналу щодо всіх процедур після їх розробки, тому персонал зрозуміє, чого очікується від них при виконанні цієї процедури.
Проведіть день чищення персоналу, щоб організувати офіс. Це не слід робити часто. Після ознайомлення з посібником для працівників та навчанням про нові СОП співробітники повинні мати чітке уявлення про те, що робити.
Поради
-
Візьміть співробітників у відступ від офісу для подальшого навчання.
