Компанії будь-яких форм і розмірів мають зустрічі, будь то глобальна корпорація, яка запускає продаж в мільярд доларів в Європі, або невеликий сімейний бізнес, який вирішив оновити свої запаси. Заняття хвилин, як правило, є важливим компонентом зустрічей компанії, надаючи компаніям точний облік важливих подій, таких як голоси акціонерів, спори з робітниками та обговорення майбутніх стратегій.
Елементи, які вам знадобляться
-
Блокнот і перо
-
Диктофон або записуючий пристрій
Вивчіть порядок денний попереднього засідання. Можливо, були підняті питання, які потребують подальшої роботи на поточній нараді. Знання цих тем перед зустріччю дозволить вам швидше зайнятися інформацією і зробити більш короткими нотатками.
Закріпіть зустріч за допомогою записуючого пристрою, якщо ви думаєте, що можете боротися, щоб не відставати від обговорення. Скріплення зустрічі означає, що ви зможете переписати відповідні моменти пізніше з меншими часовими обмеженнями.
Сядьте біля особи, яка головує на зборах. Це дозволить вам попросити роз'яснення щодо будь-яких порушених питань, які ви вважаєте неоднозначними або незначними.
Напишіть час і дату на початку запису. Занотуйте записку особи, яка головує на зборах, учасника протоколу (себе) та місце проведення.
Перерахуйте всіх учасників, крім голови та себе. Пройдіть навколо аркуша паперу і попросіть кожного учасника заповнити своє ім'я. Після цього цю інформацію можна буде переписати на всі Ваші хвилини.
Слідкуйте за порядком денним наради. Засідання зазвичай мають нумеровані точки для обговорення. Бесіди часто можуть відключатися від дотичних, але це означає, що елементи пропускаються або обговорюються поза послідовністю. Дотримуйтеся номерів на порядку денному і зауважте їх, як вони обговорюються, навіть якщо вони не є послідовними.
Задокументуйте будь-які пропозиції щодо рішень щодо правил або майбутнього керівництва компанії. Перерахуйте осіб, які пропонують пропозиції, і, якщо відбудеться голосування, запишіть, хто і скільки голосували за пропозицію. Документ також про те, як здійснювався рух, чи то вербальним підтвердженням, показом рук або таємним голосуванням.
Напишіть протокол, як тільки зможете після зустрічі. Ця інформація, ймовірно, буде свіжою у вашому розумі, так що ви можете згадати більше деталей, ніж якщо б ви залишили його на більш пізній час.
Запишіть своє ім'я в кінці документа, щоб колеги могли зв'язатися з вами із запитами щодо вмісту.
