Система інвентаризації - це стратегія відстеження запасу, який має бізнес. Оскільки більшість компаній щоденно використовують і продають свої запаси, системи обліку запасів повинні регулярно оновлюватися. Системи інвентаризації можуть бути ручними або комп'ютеризованими. Їх успіх і корисність залежить від їхньої здатності контролювати постачання таким чином, щоб зробити діяльність компанії більш прибутковою і менш напруженою.
Відстеження вхідного запасу
Система інвентаризації спирається на ретельний і точний процес відстеження поставок під час їх отримання. Постачання часто зберігаються на складі або на складі спочатку, перш ніж зберігатися в роздрібному магазині або використовуватися для виконання замовлень клієнтів. Система інвентаризації повинна відстежувати продукт, оскільки ваша компанія отримує його та додає кількість нового продукту до суми, яку ви маєте під рукою. Деякі комп'ютерні системи роблять це автоматично. Їх точність залежить від вашої ретельності при узгодженні суми, яку ви замовили, з сумою, яку доставляють, коли є розбіжності.
Відстеження запасів під рукою
Відстеження запасів під рукою вимагає ведення поточних записів про те, що ваша компанія залишила від попередніх замовлень, а також, скільки він додає до цього запасу через вхідні замовлення та скільки він використовує свій запас через продаж і скорочення. Успішна система інвентаризації буде збирати цю інформацію, використовуючи записи, такі як рахунки-фактури доставки та квитанції про продаж, а також перевіряти їх точність шляхом візуального підрахунку запасів під рукою. Дослідити розбіжності між цими двома наборами чисел, щоб виявити слабкі місця в системі.
Відстеження усадки
Усунення - це процес втрати інвентаризації внаслідок обставин, відмінних від продажу чи використання у звичайному виробничому процесі. Крадіжка працівників спричиняє усадку, так само як і відходи і поломки. Компанії, які працюють з швидкопсувними харчовими продуктами, мають більш високий рівень усадки, ніж підприємства, які займаються останніми. Усунення пояснює більшу частину неминучої невідповідності між кількістю інвентаризації, яку ваша компанія повинна мати на основі своїх рахунків-фактур і записів про продаж, і сумою, яку вона фактично має. Відстеження скорочення дозволяє виявити та вирішити проблеми втрати корисного запасу за невигідною нормою.
Розміщення замовлень
Система інвентаризації повинна забезпечувати більшу частину інформації, яку необхідно виконати, щоб Ваша компанія розміщувала замовлення та поповнювала запаси. Якщо ваші записи інвентаризації показують, що у вас було 30 віджетів, і ви продали 20 за тиждень, а ще два зламали, ця інформація допоможе вам вирішити замовити ще 22 віджети, припускаючи, що ви хочете починати щотижня з 30 віджетами під рукою.
