СОП, більш формально відомі як стандартні операційні процедури, є документованою практикою, розробленою для забезпечення узгодженості у практиці ведення бізнесу та операціях. Багато людей вважають СОП застосовними лише у практичних лабораторних та виробничих умовах. За даними Агентства з охорони навколишнього природного середовища, однією з головних цілей СОП є обов'язкове збереження, коригування та використання обладнання. Проте, СОП можуть також охоплювати більше аналітичних процесів, що означає, що вони можуть застосовуватися в різних бізнес-контекстах.
Здоров'я і безпека
Стандартні операційні процедури підтримують здоров'я та безпеку всіх працівників. Особливо у виробничих умовах, де задіяне важке обладнання, СОП допомагають забезпечити працівникам роботу з обладнанням для запобігання травм. СОП можуть передбачати регулярні графіки очищення та обслуговування. Ці заходи є важливими для безпечної експлуатації машин, але вони легко забуваються, коли працівники змінюють зміну та не існують письмові записи. СОП також показують, як безпечно запускати обладнання під час регулярного використання. Документ з Університету штату Айова пропонує використовувати діаграми разом зі словами, щоб зробити інструкції кристально ясними.
Послідовність результатів
У лабораторних умовах Агентство з охорони навколишнього середовища припускає, що наступних правил, встановлених регулюючими органами, не завжди достатньо. Працівники іноді роблять незначні зміни у стандартній процедурі на основі більш конкретних вимог конкретного експерименту. Коли ці зміни не задокументовані, експериментальні результати можуть відрізнятися між командами техніків, використовуючи дещо інші методи. Написання стандартних операційних процедур, характерних для сфери діяльності Вашої компанії, гарантує, що кожен працюватиме однаково, обмежуючи витрати на додаткові випробування, щоб пояснити суперечливі результати.
Нормативно-правове забезпечення
Написання стандартної операційної процедури з урахуванням вимог регуляторного органу гарантує, що практика у вашій організації узгоджується з очікуваннями галузі. Документовані процедури допомагають також упорядкувати внутрішні та зовнішні аудити. Наприклад, якщо ваша компанія підтримує сертифікацію ISO, ви можете допомагати зовнішнім аудиторам, надаючи письмові копії процедур, що відповідають стандартам ISO. Тоді вони можуть порадити вам, де саме в цьому процесі працівники не дотягують. СОП також захищають вас від судових позовів - наприклад, якщо працівник отримав травму на роботі після того, як він не дотримувався документованих найкращих практик. СОП в офісних установках також можуть забезпечити дотримання законодавства. Наприклад, СОП для ведення переговорів про комерційні угоди за кордоном може завадити керівникам вийти на незаконні території підкупу.
Підвищена ефективність і продуктивність
Люди потребують послідовності, щоб бути найбільш продуктивними. Коли немає сумніву щодо того, який формат повинен прийняти документ, чи потрібно чистити обладнання та де необхідно зберігати матеріали, люди можуть просто виконувати свою роботу, не зупиняючись, щоб задати питання. Стандартизація неможлива і контрпродуктивна, оскільки працівникам потрібна певна гнучкість для вирішення проблем. Проте написання СОП для регулярних процедур може збільшити ефективність роботи. Наприклад, SOP для іменування файлів може скоротити час, необхідний для пошуку документів і сприяння колективній роботі між відділами.
