Якщо ви потрапили в телефонний зв'язок з довгостроковим колегою або клієнтом, те, що мав бути швидким, простим телефонним дзвінком, може зайняти великий шматок вашого дня. Замість того, щоб намагатися виконувати багатозадачність під час розмови, вам слід скористатися тактичними прийомами, щоб завершити виклик якнайшвидше, не жертвуючи ввічливістю або відходячи від основного етикету. Після того як ви піклуєтесь про бізнес під рукою, ви можете зробити витончений і ввічливий вихід із дзвінка.
Зосередьтеся на проблемі. Тримайте розмову в центрі уваги на меті виклику і уникайте дрейфуючих розмов. Якщо людина, з якою ви розмовляєте, починає відхилятися від незв'язаної теми, обережно поверніть його назад до більш актуальних питань. Не бійтеся бути вперед, коли це робите. Якщо людина, з якою ви розмовляєте, переходить до іншої теми, поверніть її, кажучи: «Але про…» і знову згадайте головну річ. Це дозволить абонентові знати, що тема є найважливішою. Також згадайте, що ви "не хочете займати занадто багато свого часу". Це суворий, але ввічливий спосіб тримати телефонний дзвінок на трасі.
Запитуйте закриті запитання, щоб не було ніяких дрейфуючих від основної теми. Замість того, щоб запитувати, що саме час зустрітися, запитайте: "Чи буде 10-ий гарний час для зустрічі?" Закриті питання матимуть лише певну кількість відповідей, не більше двох-трьох, і це дозволить конкретно розмовляти. до предмета.
Підсумуйте телефонний дзвінок, щоб переконатися, що ви піклувалися про все. Повторіть проблему та спосіб її обробки. Швидко, "я почерпну цю інформацію і отримаю звіт до вас до кінця дня", підкреслює, що про все було зроблено піклування.
Запитайте, чи є ще щось, що ви можете зробити, щоб допомогти, або будь-які інші питання на тему, які потрібно обговорити. Знову підкріпіть мету для дзвінка і не відхиляйтеся на інші теми. Використовуйте такі фрази, як "Отже, це вирішує вашу проблему з звітом витрат?" Або "Чи є ще щось, що я можу включити в цей пакет для вас?" Оскільки ваш виклик досягає свого висновку, людина, з іншого боку, ймовірно, визнає, що ні, на цю тему не обговорюється нічого іншого.
Дякуємо абоненту за його час, або за дзвінок (залежно від того, хто ініціював дзвінок). Дайте йому знати, що ви будете стежити за будь-яким способом, що відповідає ситуації. Для припинення дзвінка скористайтеся функцією швидкого «Приємного дня» або «Дякуємо за дзвінок». Уникайте тривалих прощань, протягом яких ви обмінюєтеся занадто багато примх.
Поради
-
Якщо ви знаєте, що певний колега має тенденцію говорити занадто довго, надсилайте електронний лист, коли це можливо, щоб вирішувати проблеми або задавати питання.
