Внутрішній контроль - це політики та процедури, які компанії використовують для запобігання помилок та шахрайства, які можуть включати крадіжки, розкрадання, фаворитизм або математичні помилки у фінансових документах. Вам не потрібно бути сертифікованим бухгалтером або мати фінансову освіту, щоб запровадити корисний внутрішній контроль у вашому бізнесі або встановити правила для своїх співробітників.
Перевірте співробітників і авторизованих підписувачів
Однією з найпоширеніших функцій внутрішнього контролю для малого бізнесу є вимога про спільне підписання чеків. Це допомагає перешкодити одній особі написати чек на себе або затвердити невідповідний платіж. Якщо ваш бізнес записує багато перевірок щомісяця, можна запровадити політику, яка вимагає лише двох підписів на чеки, які перевищують певну суму долара, наприклад, 500 доларів США. Переконайтеся, що у вашому банку є підписна картка з підписами уповноважених осіб. Це дозволяє банку перевіряти підписи перед оплатою будь-якого чека.
Примирення банків
Багато підприємств фіксують всі свої платежі та надходження в головній книзі, що є записом фінансових операцій компанії. Записи в бухгалтерській книзі базуються на письмових чеках, готівці, готівці, електронних депозитах або отриманих платежах кредитною карткою. Щоб допомогти виявити помилки в математиці та шахрайські записи, виконайте узгодження банків кожного місяця, порівнюючи виписку з банківського рахунку зі своєю головною книгою. Ваша банківська виписка буде включати всі депозити, які ви зробили або отримали в електронному вигляді, і показувати всі здійснені платежі. Вона також включатиме будь-які банківські збори, які ви сплатили, дозволяючи включити їх у головну книгу.
Процедури закупівель
Щоб переконатися, що ви отримуєте найбільшу цінність при здійсненні покупок, створіть внутрішній контроль, який встановлює правила для здійснення покупок. Це може включати лише використання затверджених постачальників, що вимагають конкурсних пропозицій від підрядників або проведення перевірки ціни кількох постачальників, перш ніж вибрати один із них. Це може включати вимагання від вашого офісного менеджера перевірки онлайн-цін у кількох офісних магазинах, перш ніж замовляти офісні приналежності, меблі або інше обладнання.
Політика відшкодування
Створити офіційну політику витрат працівників, щоб допомогти зменшити витрати на проїзд, проживання, розваги та харчування. Якщо ви дозволяєте співробітникам бронювати власні подорожі та проживання під час участі в конференціях або виставках, вони можуть забронювати рейси та номери, які заробляють їм найбільше бонусних балів, а не вибирати бронювання з найменшими витратами. Вимагати, щоб всі витрати на проїзд були затверджені наглядовим органом заздалегідь, і всі форми відшкодування витрат включають квитанції.
Аудит
Отримання покупок з третьої сторони, фінансові звіти, терміни обліку витрат, відшкодування витрат та інші види підприємницької діяльності можуть допомогти виявити та зменшити помилки та шахрайство. Внутрішні аудити дозволяють одному працівнику або відділу переглядати роботу іншого. Зовнішній аудит приносить зовнішній підрядник або фірму для перегляду роботи ваших співробітників. Це може включати наймання сертифікованого бухгалтера для перегляду ваших книг щомісяця або кварталу. Виконання інвентаризації може допомогти визначити, чи є у вас проблеми з крадіжкою, надмірною доставкою чи поломкою.
