Обов'язки та обов'язки відділу виставлення рахунків широко варіюються залежно від галузі, в якій діє відділ, та клієнта (-ів), яким він обслуговується. Однак успішні та добре керовані відділи фактури мають деякі константи. Наприклад, ефективний менеджер виставлення рахунків повинен демонструвати належні лідерські навички, демонструвати знання про колекції та практику виставлення рахунків і мати здатність мотивувати співробітників на постійній основі.
Розробити реальний графік виставлення рахунків, щоб забезпечити своєчасне завершення циклів виставлення рахунків та платежів відповідно до стандартів контролю якості. Надайте співробітникам копії процедур платіжної політики та посібник компанії для зручності.
Спостерігати за перевірками контролю якості. Контролюйте письмові та усні комунікації між персоналом та клієнтами. Шукайте відповідність колекцій та процедур виставлення рахунків, а також приклади правильно виконаних коригувань та списань.
Провести навчальні курси для співробітників з питань процедур та стандартів компанії. Пропонуємо техніку холодного та м'якого виклику, поради щодо переговорів та навчання програмному забезпеченню.
Керуйте звітами про діяльність з виставлення рахунків та збору коштів. Надання клієнтам копій - не оригіналів - таких звітів. Зіставляйте інформацію в інших відділах виставлення рахунків, щоб документувати облікові записи в одному місці.
Проводити регулярні зустрічі співробітників. Аналіз операційного обсягу та внесення змін у разі необхідності. Тримайте мораль високо, визнаючи співробітників, які забезпечують високий рівень продуктивності, показують історію ефективних комунікацій з керівництвом і слідують співробітникам, а також надають позитивне враження на відділ організації та виставлення рахунків.
Поради
-
Оновіть комп'ютерну систему відділу виставлення рахунків, коли з'являться нові технології.
